Het is 7 t/m 13 november 2011 de week van Het Nieuwe Werken.
Overal lees ik artikelen en aankondigingen hierover. Werknemers en werkgevers worden opgeroepen te experimenteren met Het Nieuwe Werken. Doel hiervan is dat “mensen na deze kennismaking zo enthousiast worden dat ze hun werk echt anders gaan organiseren.”
Veel mensen stellen vragen over Het Nieuwe Werken en willen weten wat het is en welk voordeel het hen persoonlijk op kan leveren.
Wat is Het Nieuwe Werken? Mijn definitie is: werkplek onafhankelijk werken, en doen wat er gedaan moet worden.
Dat is alleen mogelijk als je goed georganiseerd werkt. Als je je werk ‘overal’ wilt kunnen uitvoeren is het van belang dat je weet wat er gedaan moet worden. Een bureau of kast vol stapels papier en een overvolle, onduidelijke email inbox maken dat heel moeilijk, zo niet onmogelijk. Dat is de reden waarom veel werkgevers huiverig zijn hun werknemers ‘nieuw’ te laten werken. Ze hebben vaak zelf moeite met de ‘hoe?’ vraag van deze manier van werken. Inderdaad, hoe krijg je dat voor elkaar?
Het Nieuwe Werken, of goed georganiseerd werken begint met goed timemanagement. Timemanagement is het plaatsen van je werk in de tijd. Als het ware ‘hapklare brokken’ maken van je werk. Wij noemen dit eerstvolgende acties. Hoe groot een project of klus ook is, er is altijd één eerstvolgende actie. Deze kun je een plaats in je agenda geven. Dat klinkt eenvoudig? Dat is het ook! Organiseren moet eenvoudig en leuk zijn. Anders ga je het niet doen. Het moet voordeel opleveren. Vooral voor werknemers. Zij gaan het werk uitvoeren.
Bij Organizing Works passen wij deze manier van werken al ruim twaalf jaar toe. Wij werken op verschillende locaties door het hele land en nemen ons werk samen met een laptop mee in een trolley. Hoe wij dat doen? Door het Clean Desk en Clean Screen principe toe te passen.
Clean Desk wil zeggen dat je werkt met alleen datgene op je bureau wat je nodig hebt om je werk te doen. Dat kan bestaan uit dossiers, een rapport, een hangmap, dat soort zaken.
Clean Screen wil zeggen dat je werkt met een lege email inbox, een duidelijke mappen structuur en een ademende agenda.
Hierdoor ontstaat overzicht en structuur. De basis voor goed georganiseerd werken. De voordelen hiervan zijn: werken met meer focus, meer doen in dezelfde tijd, meer werkplezier, minder faalkosten en meer energie!
Voor het toepassen van Het Nieuwe Werken op werkplekken anders dan het traditionele kantoor, bijvoorbeeld thuis, zijn een aantal extra vaardigheden nodig om dit succesvol te kunnen doen.
Het omgaan met de combinatie van werk en privé zaken is daar een voorbeeld van. Voor het digitaal werken is extra kennis van technologie en software nodig.
Voor het succesvol werken met Het Nieuwe Werken is het inventariseren van opleidingsbehoeften de eerste stap. Maak het bespreekbaar.
Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen!
Hoi Germo, ben helemaal eens met je dat goed georganiseerd zijn super belangrijk is, maar behalve dan het “wat – de methodiek” er moet gedaan worden om HNW tot een succes te maken is het “hoe – de mindset” net zo belangrijk. Een juiste mindset of zelf een Cultural Change binnen het bedrijf is nodig om goed aan de slag te kunnen gaan. Ik denk dat er meer aandacht moet worden besteden aan werknemers en werkgevers uit te leggen wat de voordelen zijn en waarom ze er voor zouden willen gaan. En van een bedrijfsoogpunt zijn duidelijke afspraken (ook over de methodiek natuurlijk) tussen werknemer en werkgever onmisbaar om de omslag voor iedereen makkelijker te maken.
Door: Alina Geike | 31 oktober 2011
Hi Germo,
De voordelen van het nieuwe werken zijn legio! Enige jaren geleden ben ik gestart met het nieuwe werken. Als ambitieuze single mom moest werk en privé in balans zijn. En dat is gelukt! Hoe? Vooraf goed nadenken over waar, wanneer en hoe je het beste je werk kunt doen. En hierover afspraken maken met je collega’s en je leidinggevende. Bijvoorbeeld op welke dagen je op kantoor bent, wanneer je bereikbaar bent en welk resultaat je gaat leveren.
En mijn kinderen zijn ook blij. ‘s Middags zijn we gezellig thuis met elkaar, er is er tijd om te koken, gezamenlijk te eten en de dag door te nemen. ‘s Avonds een paar uurtjes werken en de dag is compleet!
Door: Gina Goedkoop | 1 november 2011
Hallo Gerno,
Allereerst een compliment voor je definitie: werkplek onafhankelijk werken, en doen wat er gedaan moet worden.
Het nieuwe Werken zou voor mij (ware ik in loondienst geweest) prima hebben gepast. De mogelijkheid om op jouw moment in een omgeving die jij prettig vindt te kunnen werken biedt grote voordelen. Het is de erkenning van het gegeven dat niet elk mens op dezelfde wijze en op dezelfde momenten van de dag in dezelfde omgeving het beste functioneert.
Deze vorm van werken vereist wel zelfdiscipline en verantwoordelijkheidsgevoel. En voorts, dat er bij je collega’s en leidinggevenden het vertrouwen bestaat dat ook jij het verwachte aandeel in het werk levert. Dus moet het wel meetbaar en helder zijn dat je daadwerkelijk ook je werk verricht. Voorkomen moet woerden dat er jaloezie ontstaat als jij bij lekker weer op een terrasje zit of aan het winkelen bent, terwijl een ander op dat moment thuis of op kantoor achter zijn PC zit.
Volgens mij is het verstandig als er een protocol wordt opgesteld, waarin per werkomgeving, c.q. werksituatie uitgangspunten worden vastgelegd waaraan moet worden voldaan. Daarin moet onder andere zijn opgenomen dat de leidinggevende en de medewerker periodiek overleggen wat er aan taken is verricht en hoe deze zijn uitgevoerd. Goede communicatie en transparantie voorkomen misverstanden en onjuiste aannames en percepties. Deze vormen immers de basis voor arbeidsconflicten. Dat laatste onderwerp is mijn vak, dus vandaar dat ik voor deze aspecten als eerste de aandacht vraag.
Voorts moet het mogelijk zijn dat je leidinggevende en je collega’s kunnen inloggen in het werkgedeelte van je PC. Niet om te “controleren”, maar om informatie te kunnen krijgen. En er moeten afspraken worden gemaakt over de momenten waarop collegiaal overleg plaats kan vinden.
Ik noem hier slechts een paar onderdelen van een dergelijk protocol; ongetwijfeld zijn er nog meer te bedenken. Het gaat mij hier alleen om een begin van gedachtenvorming.
Overigens ben ik van mening dat niet elke organisatie en functie zich leent voor deze vorm van werken. Dus zal er acceptatie moeten bestaan bij diegenen die niet of niet zo vaak van deze mogelijkheid gebruik kunnen maken, ten opzichte van collega’s aan wie die voorziening wél wordt geboden. Dat is natuurlijk een lastig onderwerp, maar ik wil deze stelling wel in de discussie meenemen.
Door: Govert Apol | 7 november 2011