Workshop ter ere van secretaressedag 

Organizing Works heeft ter ere van secretaressedag een workshop verzorgd voor 50 secretaresses, geïnitieerd door Randstad Secretarieel.
Hieronder de reactie van een deelnemer:

Wij willen jullie op deze manier bedanken voor de zeer interessante workshop.
 
Als we er op terugkijken: een heel volledige workshop. Het eerste deel vooral gericht op de efficiency van de "baas" en na de pauze voor onze broodheer en ons zelf!
 
Het heeft ons zeker geprikkeld om het agendabeheer nog meer te gaan structureren.
 
Verder was het goed bevestigd te krijgen dat de aanpak die wij hier hanteren, ook in ogen van deskundigen een juiste is. Maar wel weer geleerd dat dit nog beter te structureren is door de To Do Methode van Organizing Works. 
 
Overigens ook veel complimenten voor de dynamische presentaties van Karlijn en Germo. Ondanks dat we de hele dag al hadden gewerkt, hebben ze ons goed wakker en alert gehouden en wel tot het einde van de workshop! Dat zegt ook wat.
 
Hartelijke groet en nogmaals bedankt!

Medewerker Randstad Secretarieel

 

Gunnen

"Ik gun mijn mensen Organizing Works, zoals ik het mijzelf gun".

-Jan Hofman- 

Wat is mijn conclusie na het werken met Organizing Works:

• Ruimte vrij: lucht
• Terug te vinden
• Toegankelijk voor anderen
• Betere en eerlijkere communicatie
• Besluiten nemen; ook op andere niveaus
• Respectvol omgaan met elkaar
• Ruimte en tijd voor nieuwe ideeën
• Werk, thuis, privé,  onderneming, overal

Jan Hofman, locatieleider

Accent Praktijkonderwijs Meerwegen scholengroep, Nijkerk 

Deelname Organizing Clinic zorgt voor winst
"Ik heb de Organizing Clinic gevolgd en dit heeft mij opgeleverd: 1 uur tijdswinst per dag door het overzicht wat ik heb gekregen. De faalkosten zijn verminderd doordat ik geen dingen meer vergeet. Ik heb meer werkplezier en door de focus die ik heb blijft de kwaliteit van mijn dienstverlening gewaarborgd. Én het oog wil ook wat, door mijn georganiseerde kantoor heb ik een professioneler imago."  

Peter Goudkamp, directeur
Lab5 

Ik ben scherper
Ons schildersbedrijf is snel, hard gegroeid. Ik werkte twaalf uur per dagen, zes dagen in de week. En nog kwam ik tijd tekort om te archiveren en de administratie op orde te brengen. Wanneer een klant vroeg welke kleur er ook alweer op z’n kozijnen zat, moest ik soms een uur zoeken. Zo was het ook met leveranciers, die mij een factuur stuurden bijvoorbeeld voor verf die ik niet besteld had.  Omdat ik amper toe kwam aan het controleren van rekeningen, kon ik zelden op zo’n fout terugkomen. Maar om daarvoor hulp in te roepen? Het is dat een goede klant vertelde over Organizing Works en hoeveel profijt hij daarvan had, anders was ik er nooit opgekomen. Nu denk ik alleen maar, had ik dat maar eerder gedaan. Wat had dat een stress gescheeld.

Ik heb wel eens bij zo’n winkel voor kantoorbenodigdheden gestaan. Geen idee waarvoor die dingen dienden, waarin je slechts enkele papieren rechtop kunt zetten. Nu staan precies die tijdschriftcassettes op mijn bureau. Juist omdat je door die manier van archiveren niets kan kwijtraken. Indertijd was mijn bureau bedolven onder papieren. Als ik naar kantoor belde of ze het een en ander voor mij wilden opzoeken, was het ergernis alom omdat het voor niemand mogelijk was te achterhalen welke linkerstapel ik bedoelde. Zo veel stapels lagen er. Als ik nu naar huis ga, is mijn bureau leeg en is mijn werkdag écht klaar. Ik ben nog steeds druk. Maar het gebeurt zelden dat ik wakker lig, omdat ik bijvoorbeeld een klant vergeten ben te bellen.
Minder stressen. Minder hectisch. Om die ander manier van werken te bereiken, hebben de Organizer en ik een week nodig gehad om structuur aan te brengen. Bij alles wat ik deed, vroeg hij: ‘waar heb je dat voor nodig?’ Hij zat continu op mijn lip en dwong me na te denken over mijn dagelijkse routine. Het belangrijkste dat ik geleerd heb, is alles een vaste plek te geven. Je weet dat dit handig is, maar in de drukte komt het er niet van. Te veel gedoe. Nu kan ik zeggen dat investeren in structuur veel voor me betekent. Ook thuis. Als ik vroeger moest tanken, zocht ik me een ongeluk naar mijn tankpas, sleutels, portemonnee en dan kon ik nog een keer weg. Omdat alles inmiddels een vaste plek heeft gekregen, stap ik de auto in en rijd weg. Op die manier werk ik nu ook. Mijn administratie is op orde is en daardoor zit ik overal bovenop. Als mensen vragen hebben, kan ik ze vrijwel direct antwoorden. Leveranciers zijn scherper geworden, omdat ik scherper ben. Ik was al trots op wat we deden, nu ben ik dat helemaal.  

Matthy Teunissen, directeur 
Teunissen Schildersbedrijf Glashandel

Als ondernemer voel ik mijzelf sterker
Ervaring van een klant: “Mijn onderneming ondergaat momenteel een groeisprong. Ik heb geconstateerd dat het noodzakelijk is om onderbelichte en zwakkere aspecten binnen de onderneming in het licht van deze ontwikkeling te verbeteren. De kans licht namelijk op de loer dat je je eigen groei in de weg gaat staan. Het vereist een kritische zelfanalyse. Bij mij persoonlijk schortte er nogal wat aan mijn werkplekinrichting. Ik was “de man van de stapels”. Ik was nooit iets kwijt en kon uiteindelijk alles vinden, echter er ging onnodige tijd mee verloren. Dit was de primaire reden om Organizing Works te benaderen om mij te helpen dit te verbeteren. Tijdens het intake gesprek werd duidelijk dat de problematiek breder aangepakt moest worden. Alleen zo kon de hele organisatie meeprofiteren en dus meegroeien. Naast mijn persoonlijke werkplek, werd het archief en de werkplekken van mijn medewerkers georganiseerd en kregen de dag- en weekplanning handen en voeten. We hebben met zijn allen een grote stap gemaakt, waarbij meer duidelijkheid onderling en richting onze opdrachtgevers is ontstaan. Er is werkelijk meer ruimte geschapen voor creativiteit. Als ondernemer voel ik mijzelf sterker, waardoor ik met meer gemak de vervolgstappen kan maken in de ontwikkeling van mijn bedrijf.”

Victor Schölvinck, architect
Cell Studio Architecten BNA bv

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn duidelijk
Binnen het bedrijfsburo van ons bedrijf, Dekker Drukwerken,werd voorgesteld om een cursus Time Management te gaan volgen omdat we ons ten doel hadden gesteld om met minder personen op deze afdeling toch hetzelfde werk te gaan verdelen.
Hans kwam via desk-research uit bij OrganizingWorks. In verband met de persoonlijke en individuele aanpak, gekoppeld aan een “goed gevoel” na het eerste gesprek, gingen we met Germo Bekendam in zee.

Na een algemeen overleg tussen de betrokkenen en Germo, werden de algemene doelen en de persoonlijke doelen besproken en in kaart gebracht. De persoonlijke aanpak van Organizing Works paste precies bij onze vraag, omdat de ene persoon zijn zaken beter georganiseerd had als de andere. Dit vereiste een persoonlijke aanpak om tot de beste resultaten te komen. Consequentie van deze aanpak was dat de een het heeft ervaren als confronterend en de ander als zeer stimulerend. Algemene indruk was een grote mate van motivatie om te komen tot resultaat.

Door de begeleiding is er niet alleen op werkplek-niveau,maar ook op bedrijfsniveau gekeken naar de beste manier van organiseren. Er is nu een algemene manier van werken binnen het bedrijf gecreëerd. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn duidelijker aangegeven en benoemd. Hoewel we nog wel aan het fine-tunen zijn merken we de voordelen van duidelijkheid en betere organisatie. Er wordt nu gewerkt met minder “ruis”. Door deze organisatie is er een systeem van werken buiten het hoofd van de medewerker gecreëerd dat door iedereen beheerd en overgenomen kan worden. Spullen zijn nu altijd te vinden en de vragen komen direct bij de juiste persoon terecht.

Bram Dekker, directeur
Dekker Drukwerken