8,7

Klantbeoordeling | 200+ ervaringen

Zoek in deze site

Categorie: Organizing Tips


Categorie: Organizing Tips | Auteur: Germo Bekendam | 16 september, 2019

Clean Desk. Clean Screen. Clean World.

‘Time to pick up the shovel and clean out the barn..’

Zaterdag 21 september is het World Cleanup Day georganiseerd door de Plastic Soup Foundation. In ruim 160 landen krijgt onze planeet een grote schoonmaakbeurt. Nederland doet ook mee met als doel het opruimen van zoveel mogelijk zwerfvuil. En vooral ook het verkrijgen van meer waardevolle informatie over het soort afval dat op straat en in het milieu belandt en de herkomst ervan. Dat inzicht is onmisbaar bij het vinden van structurele oplossingen. Hoe meer we te weten komen over het afval, hoe gerichter we namelijk kunnen werken aan oplossingen.

Doe je ook mee?

https://www.worldcleanupday.nl/

 

Categorie: Organizing Tips,Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 13 mei, 2019

 

Check jij een bericht direct op je smartphone als je het binnenkrijgt? En beantwoordt en verwerk je deze dan direct? Vaak is er een actie aan gekoppeld die in je korte termijn geheugen blijft hangen. Dat is niet altijd even handig. Maar waar laat je deze anders..

Het gebruik van WhatsApp is handig en wordt steeds gebruiksvriendelijker en uitgebreider: je kunt foto’s, video’s en documenten versturen. Maak jij er al optimaal gebruik van?

Je kunt op eenvoudige wijze je berichten checken op je laptop of PC met Whats App Web. Namelijk via de website web.whatsapp.com Als je berichten binnenkomen kun je ze snel lezen én bijvoorbeeld verwerken in je planning. Nog handiger is het werken met 2 schermen. Op het ene scherm werk je bijvoorbeeld in een agenda en op het andere scherm heb je WhatsApp openstaan. Wist je trouwens dat het werken met  2 schermen tot betere werkprestaties zorgt? 10% meer productie in dezelfde tijd en 33% minder fouten.

Op deze manier verwerk je jouw berichten eenvoudig, snel en Organized.

Organizing Works!

Categorie: Organizing Tips | Auteur: Germo Bekendam | 24 maart, 2019

Heb jij ook een map, schoenendoos of la vol met gebruiksaanwijzingen?

Bewaar jij de papieren gebruiksaanwijzing als je een nieuw apparaat aangeschaft hebt? Of gooi jij deze direct weg? Gebruiksaanwijzingen worden door veel mensen bewaard. Maar waar? Vaak worden ze ergens in een la gedrukt of op een stapel gelegd.

Hoe vaak heb je de gedetailleerde instructies eigenlijk nodig? Of bewaar jij de gebruiksaanwijzingen alleen uit gewoonte? Je bent niet de enige. De reden waarom deze bewaard worden is dat ze misschien ooit nodig of handig kunnen zijn. Of niet…

Er is een papierloos alternatief voor het bewaren van alle tientallen papieren gebruiksaanwijzingen die je nu ‘ergens’ hebt liggen. Namelijk de website: gebruikershandleiding.com Als je een gebruikshandleiding nodig hebt wanneer je wasdroger of koelkast een storing heeft kun je eenvoudig de online gebruikershandleiding erbij pakken. Handig, papierloos en Organized..

Organizing Works!

Categorie: Organizing Tips | Auteur: Germo Bekendam | 20 april, 2017

Wij hebben veel te maken met bedrijven die steeds meer digitaal willen gaan werken. De overheid heeft zichzelf als doel gesteld in 2018 alle facturen digitaal te versturen en te verwerken. Behoorlijk ambitieus, gezien de veelheid aan verschillende software systemen die door bedrijven en organisaties gebruikt worden.

‘Wij gaan 100% digitaal’ hoorde ik laatst bij een bedrijf. Onlangs sprak ik een expert op het gebied van digitalisering en deze gaf aan dat dat nooit zal gebeuren. Ik denk wel dat het gaat gebeuren, de vraag is alleen wanneer.

Wat is er dan wel mogelijk?
In onze Organizing Works trainingen leren wij mensen zichzelf optimaal te organiseren en het gebruik van papieren documenten te verminderen. Dit is vooral gewenst bij bedrijven waar gewerkt wordt met flexibele werkplekken. Hier heeft (bijna) niemand meer een vaste werkplek met kasten, ladenbloks en een bureaublad waar paperassen, stapels papier en dergelijke kunnen blijven liggen op het einde van een werkdag.

Hoe kun je de ‘papierberg’ verminderen?
Bedenk iedere keer als je een fysieke ordner, hangmap, dossier, brief of ander papieren document gebruikt: Waar ga ik deze informatie zoeken, of nog concreter: waar kan ik deze informatie vinden als ik het nodig heb? Indien de informatie digitaal beschikbaar is op bijvoorbeeld de schijf, intranet of internet kan de papieren variant waarschijnlijk weg. Wij noemen dit de Digi-check.

Ervaring leert dat dit een andere manier van denken en werken met zich meebrengt en in het begin even wennen is.
Het voordeel is dat informatie toegankelijker voor jezelf en anderen wordt en minder ruimte vraagt in de fysieke omgeving.

Bekijk je eigen situatie en doe de Digi-check! Laat me weten wat jouw ervaringen hiermee zijn.

 

Categorie: Organizing Tips | Auteur: Germo Bekendam | 23 juni, 2015

Hoe kan je ervoor zorgen dat je optimaal van jouw vakantie geniet? De laptop en smartphone thuis laten? Geen onderhanden werk meenemen? Het werk gewoon loslaten?
Wij geven je 7 praktische tips waarmee je direct aan de gang kunt en jouw werk met een goed gevoel kan achterlaten als je op vakantie gaat. Tenminste, als je daar voor kiest.

Tip 1  Maak jouw werk overdraagbaar
Maak tijd voor het voorbereiden van jouw afwezigheid tijdens de vakantieperiode, ongeacht de duur.
Wat moet er gebeuren zodat je jouw werk en werkplek met een goed gevoel kan achterlaten tijdens jouw vakantie? Maak jouw werk overdraagbaar. Een stapel papier is dat meestal niet. Maak een lijst met aandachtspunten en acties en schrijf je hoofd leeg!
Met welke lopende projecten ben je nu bezig en wat is de status? Welke klanten hebben nog aandacht nodig? Wat staat er in jouw agenda in jouw vakantieperiode, wat er niet in had moeten staan en wat opgevolgd moet worden? Welke zaken kunnen niet uitgesteld worden tot na jouw vakantie? Welke taken moeten ook tijdens jouw afwezigheid uitgevoerd worden? Verwacht je nog reacties van relaties op uitstaande bestellingen, offertes en dergelijke? Met deze lijst kan je een collega instrueren die jouw honneurs waarneemt.

Tip 2 De post
Wat wil je dat er met jouw post gebeurt die tijdens jouw vakantie binnenkomt? Bewaren en op een stapel leggen? Openen en actie ondernemen? Maak duidelijke afspraken.

Tip 3 E-mail
Stel een automatisch antwoord op alle berichten in. Je kan hiervoor zelfs verschillende berichten maken voor je collega’s (interne organisatie) en voor iedereen buiten de organisatie. Verwacht je berichten in het kader van een project of van een specifieke klant dan kan je hiervoor ook verschillende berichten aanmaken door middel van regels.  Vermeld in het automatische antwoord wanneer je weer aanwezig bent (tel hier één dag bij zodat je in de eerste dag na de vakantie rustig kan starten) en wie jouw taken waarneemt. Je kan ook iemand anders jouw email laten controleren. Spreek dan duidelijk af wat je wilt dat er gedaan wordt met berichten. Beantwoorden, bewaren, doorsturen, of verwijderen?

Tip 4 Telefoon
Informeer de telefoniste (of schakel een telefoonservice in) over jouw vakantiedata en geef instructies wat er gemeld kan worden aan mensen die voor je bellen. Direct doorverbinden met jouw vervanger? Een boodschap aannemen en melden wanneer een reactie verwacht kan worden? Indien je een rechtstreeks nummer hebt, vast of mobiel, kan je een duidelijke vakantieboodschap inspreken in jouw voicemail.

Tip 5 Informeren relaties
Van belang is vooraf belangrijke collega’s, klanten en relaties te informeren over jouw afwezigheid. Meld, bij voorkeur per e-mail, wanneer je afwezig bent, wanneer je weer bereikbaar bent, wie jouw vervanger is en wat er met lopende zaken moet gebeuren.

Tip 6 Overdracht werkzaamheden
Bovenstaande tips kan je gebruiken voor het overdragen van jouw werkzaamheden tijdens jouw vakantie. Maak voor het overdragen van jouw werk ‘hapklare brokken’. Dat zijn duidelijke, concrete, praktische schriftelijke instructies waar iemand direct mee aan het werk kan.
Beschrijf wat er gedaan moet worden, hoe dit uitgevoerd dient te worden en wat (of wie) daar bij nodig is en waar dit te vinden is. Bijvoorbeeld een ordner, dossier of digitaal bestand.
Neem tijd voor het instrueren van jouw vervanger. Maak het belangrijk! Alleen dan kan je het werk loslaten en met een gerust gevoel op vakantie. Spreek ook af of ze jou ook mogen bellen op jouw vakantieadres in geval van nood?

Tip 7 Terug op kantoor
Plan, voordat je op vakantie gaat, tijd in voor een bespreking met jouw vervanger. Wat is er gebeurd tijdens jouw afwezigheid? Wat is er blijven liggen? Welke acties moeten uitgevoerd worden? Zorg ook dat je de eerste dag na je vakantie geen afspraken plant om de e-mail en post door te lopen en weg te werken.

Je kan dan met nieuwe energie weer lekker aan het werk!

Geniet van jouw vakantie!

Categorie: Organizing Tips,Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 10 oktober, 2013

Orde op zaken betekent niet alleen een opgeruimde werkplek, maar ook een nette digitale omgeving. Als u werkt met een duidelijke mappenstructuur, geeft dat meer overzicht en zorgt het uiteindelijk dat u (veel) meer gedaan krijgt. In vijf stappen naar een goed systeem.

Dat een opgeruimde werkplek overzicht geeft, is niet meer dan logisch. U weet wat waar te vinden en aan welke werkzaamheden u prioriteit moet geven. Met als gevolg dat u meer meer aandacht en tijd voor belangrijke zaken overhoudt. Een ordelijk digitaal systeem, met eenzelfde mappenstructuur voor uw computer en mail, maakt daar ook onderdeel van uit. Zo begint u:

Stap 1) Begin met opschonen Bekijk al uw mappen op uw computer. Ook van inhoud waarvan u niet meer weet, wat er precies in staat. Vraag u bij elke map of document af of het nog relevant is. Is het antwoord nee? Gooi het weg als u zeker weet dat het niet meer relevant is. Ook lege mappen mogen er aan geloven.

Stap 2) Een duidelijke structuur aanbrengen Nu u overzicht heeft waar u structuur aan moet geven, gaat u overzicht aanbrengen door middel van mappen met logische (sub)namen. Begin op het hoogste niveau, daar waar nu nog de eerste mappen staan.
Maak mappen aan voor de meest gebruikte of voor u belangrijke categorieën of onderwerpen en gebruik submappen voor de deelgebieden daarvan. De hoofdmap is dus het onderwerp, de submappen zijn bijvoorbeeld de correspondentie(route) die u doorloopt of de administratie die u bewaart.
Een voorbeeld: een medewerker binnendienst heeft veel contact en correspondentie met klanten. Hij gebruikt veel standaard antwoorden voor mail en houdt er administratie van bij. Een logische mappenindeling is dan een hoofdmap ‘Klanten’, en de volgende submappen ‘Correspondentie’, ‘Sjablonen voor veel gebruikte mail’, ‘Klachten’ en ‘Administratie’. Gebruik nummers in de titel van een map om prioriteit aan submappen te geven.

Stap 3) Hanteer maximaal vijf hoofdmappen Een duidelijke hoofdstructuur heeft niet meer dan vijf mappen met duidelijke benamingen. Vermijd mappen met algemene benamingen, dat worden waarschijnlijk ‘vergaarbakken’. Houd het concreet, dat maakt het indelen en zoeken van informatie makkelijker.

Stap 4) Deel uw informatie in Deel alle informatie die u overhield na stap 1 nu in, in alle nieuwe mappen. Sleep inhoud en mappen naar de nieuwe structuur en verwijder daarna de oude mappen.

Stap 5) Check en dubbelcheck Ga vervolgens nog een keer door het nieuwe systeem en loop de mappen na. Staat alles op zijn plek? Zijn de benamingen duidelijk? Kunt u het later ook nog terugvinden? En ook belangrijk: is informatie ook voor medewerkers of externen (uw boekhouder?) goed terug te vinden? Als dat niet het geval is, verplaats de informatie dan. Een duidelijke structuur is overdraagbaar.
 

Categorie: Organizing Products,Organizing Tips | Auteur: Germo Bekendam | 26 september, 2013

De herfst heeft zijn intrede gedaan, de bomen verkleuren weer en de blaadjes laten weer los. Ik vind het een mooie periode, soms stormachtig, soms donker maar als je om je heen kijkt in de natuur is de herfst vooral heel mooi!

Ok, genoeg filosofische gedachten.

Heb jij wel eens het gevoel dat het herfst op je bureau is? Overal losse blaadjes, misschien in verschillende kleuren en prioriteiten. Storm in je hoofd aan ideeën of acties? Regent het aanvragen of misschien wel klachten?

Dát kan anders. Organiseer het!
Hieronder heb ik de top vijf quick-wins voor het organiseren van je werk genoteerd;

  1. Pak elk los briefje stuk voor stuk vast en bepaal of het nog relevant is, zo niet gooi het weg. Bepaal vervolgens je actie; is het minder dan 2 minuten werk? Doe het dan direct. Duurt het langer? Plan hem in. Zorg dat je geen één los briefje/ post-itje over houdt. Zit er geen actie aan maar is het wel relevant, zie 2.
  2. Alle relevante zaken waar je (nu of binnenkort) niets mee hoeft te doen sla je digitaal op. Gebruik je Notities in Outlook of maak een Excel bestand. Gebruik je de iPad? Noteer ze dan in de Notitie app of bijvoorbeeld Evernote. Let op: zit er een datum of deadline aan? Noteer dan in Taken / Herinneringen!
  3. Zorg dat je voor jezelf dagelijks een dagplanning maakt. Noteer drie ‘hoofd’ prioriteiten. Dit zijn de taken die je persé vandaag wilt of moet doen. Daaronder zet je de losse taken, het liefst afwisselend van  niet leuk/moeilijk en leuk/ makkelijk. Werk deze lijst zo gedisciplineerd mogelijk van boven naar beneden af. Een handig product hierbij is het To Do Book.
  4. Heb je (veel) onderbrekingen zoals telefoontjes, collega’s met vragen, of misschien de e-mail of chatfunctie van de pc of laptop? Maak afspraken met jezelf en collega’s over bereikbaarheid. Het is heel prettig om telefoonshifts te draaien. De kwaliteit van de gesprekken gaat omhoog wanneer het je taak is om voor een bepaalde tijd de telefoon op te nemen en niet midden in een klus te zitten. Werk je alleen dan moet je keuzes maken en de ingewikkelde taken of denkklussen misschien buiten de werktijden om doen. Dubbel voordeel is dat je dan sneller met de klus klaar bent en je voor een klant of beller écht aandacht hebt.
  5. Zorg elke dag voor een lege inbox! De rust die een lege inbox en sent items box geeft is enorm. Maak keuzes en plan de uitvoering van de acties en taken uit je e-mails in je agenda of takenlijst. Archiveer direct. Een lege sent items / verzonden items box zorgt ervoor dat je nooit meer wat delegeert/ uit stuurt zonder vervolg. Want je kan deze emails ook plannen voor opvolging. Schuif je relevante mails in de archiefmappen en je houdt de correspondentie compleet.

Wanneer je deze tips toepast ben je een heel eind op weg om meer overzicht, structuur en tijdswinst te boeken.

Wil je eens samen met een Professional Organizer naar je werk of privé (of de balans hiervan) kijken?  We hebben Organizers door het hele land met hele uiteenlopende specialisaties. Bel of mail gerust.

Reacties of ervaringen zijn ook van harte welkom.

Categorie: Organizing Tips,Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 10 juli, 2013

De vakantie is begonnen. Deze rustige periode  is een mooi moment om orde op zaken te stellen op kantoor. Met deze tips brengt u snel overzicht aan in uw werkplek en houdt u die ook als u na de zomer weer vol frisse moed begint.

Stap 1: Maak (veel) tijd vrij Als u het goed aan wilt pakken, is de eerste stap genoeg tijd vrij maken. Reserveer een halve of hele dag om uw werkplek aan te pakken. Probeer niet ontmoedigd te raken na anderhalf uur. De tijd die u nu investeert, wint u later dubbel en dwars terug.

Stap 2: De onderste steen moet boven Ruim niet alleen op wat in uw zicht staat. Opruimexperts noemen dat opruimen totdat het nulpunt is bereikt. Van de ladekasten en de bakjes op uw bureau tot uw werkplek thuis en uw kofferbak: de inhoud ervan moet door uw handen gaan.

Stap 3: Organiseer Hang een bord met magneten op voor losse krabbels, kaarten en knipsels. Verzamel alle kantoorartikelen, behoud het noodzakelijke en geef alles één vaste plek. Ook alle kabeltjes en opladers krijgen één plek, in een bakje of doos.

Stap 4: Bepaal relevantie Volle postbakjes, stapels papier: het zijn vaak uitgestelde beslissingen. Doorloop de stapels en vraag uzelf het volgende af. Is het belangrijk en relevant?   Als het niet belangrijk of relevant meer is, mag het in de versnipperaar. Is dat het nog wel? Zet het in mappen en geef deze een naam: ‘lezen’, ‘archiveren’ of ‘werkoverleg’ bijvoorbeeld. Twijfelt u over iets? Niet weggooien, maar in een map bewaren en er later een tweede keer naar kijken.

Stap 5: Koppel er actie aan
Aan het werk in de overgebleven mappen, koppelt u actie. Vraag u af wat u er mee moet doen en benoem die actie. Moet u het aan een ander geven? Zelf oppakken? Of archiveren?  Hanteer daarbij de drie-minutenregel. Kost het u minder dan drie-minuten? Doe het dan nu. Kost het u meer tijd? Plan er dan gelijk tijd voor in uw agenda of digitale takenlijst. Zet erbij  wat u er mee doet en wanneer. Zo heeft u overzicht van alle taken die u nog moet doen.

Stap 6: Voorkom ‘faalkosten’ en maak beleid
U heeft nu alles op en om uw bureau in kaart gebracht. Probeer de orde en het overzicht van uw eigen werkplek door te trekken naar het hele bedrijf. Met meer structuur voorkomt u ‘faalkosten’ (de kosten voor de tijd die niet wordt besteedt aan het maken van winst, maar aan het (op)zoeken van spullen). Denk bijvoorbeeld aan papieren van uitgeleverde producten, die tussen de stapels verdwijnen. Of twee collega’s die aan hetzelfde werken, omdat er geen centraal punt is voor het opslaan van hun werk.

Stap 7: Doe het zelfde bij uw digitale omgeving Als uw werkplek op orde is, is uw digitale werkomgeving aan de (opruim)beurt. Start met het oudste mailtje in uw inbox. Hanteer hetzelfde systeem als bij het opruimen van uw bureau: bepaal relevantie en koppel er eventueel actie aan. Archiveer relevante mail (de rest gooit u weg). Een goede manier is de boomstructuur. De hoofdmappen vormen de stam en de submappen zijn de takken met daarin taken. Handig: hanteer deze structuur ook bij de mappen op uw computer of bedrijfsnetwerk.

Het opruimen van een werkplek is in de meeste gevallen het plukken van laaghangend fruit. En als u nu uw zaken beter organiseert, hoeft u dit volgende vakantieperiode niet meer te doen.

Auteur: Niobe Moen (Met dank aan professional organizer Germo Bekendam van Organizing Works)

Bron: Website De Zaak

 

Categorie: Organizing Tips,Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 30 oktober, 2011

Het is 7 t/m 13 november 2011 de week van Het Nieuwe Werken.  
Overal lees ik artikelen en aankondigingen hierover. Werknemers en werkgevers worden opgeroepen te experimenteren met Het Nieuwe Werken. Doel hiervan is dat “mensen na deze kennismaking zo enthousiast worden dat ze hun werk echt anders gaan organiseren.”

Veel mensen stellen vragen over Het Nieuwe Werken en willen weten wat het is en welk voordeel het hen persoonlijk op kan leveren.

Wat is Het Nieuwe Werken? Mijn definitie is: werkplek onafhankelijk werken, en doen wat er gedaan moet worden.

Dat is alleen mogelijk als je goed georganiseerd werkt. Als je je werk ‘overal’ wilt kunnen uitvoeren is het van belang dat je weet wat er gedaan moet worden. Een bureau of kast vol stapels papier en een overvolle, onduidelijke e-mail inbox maken dat heel moeilijk, zo niet onmogelijk. Dat is de reden waarom veel werkgevers huiverig zijn hun werknemers ‘nieuw’ te laten werken. Ze hebben vaak zelf moeite met de ‘hoe?’ vraag van deze manier van werken. Inderdaad, hoe krijg je dat voor elkaar?

Het Nieuwe Werken, of goed georganiseerd werken begint met goed timemanagement. Timemanagement is het plaatsen van je werk in de tijd. Als het ware ‘hapklare brokken’ maken van je werk. Wij noemen dit eerstvolgende acties. Hoe groot een project of klus ook is, er is altijd één eerstvolgende actie.  Deze kun je een plaats in je agenda geven. Dat klinkt eenvoudig? Dat is het ook! Organiseren moet eenvoudig en leuk zijn. Anders ga je het niet doen. Het moet voordeel opleveren. Vooral voor werknemers. Zij gaan het werk uitvoeren.

Bij Organizing Works passen wij deze manier van werken al ruim twaalf jaar toe.  Wij werken op verschillende locaties door het hele land en nemen ons werk samen met een laptop mee in een trolley. Hoe wij dat doen? Door het Clean Desk en Clean Screen principe toe te passen.
Clean Desk wil zeggen dat je werkt met alleen datgene op je bureau wat je nodig hebt om je werk te doen. Dat kan bestaan uit dossiers, een rapport, een hangmap, dat soort zaken.
Clean Screen wil zeggen dat je werkt met een lege e-mail inbox, een duidelijke mappen structuur en een ademende agenda.

Hierdoor ontstaat overzicht en structuur. De basis voor goed georganiseerd werken. De voordelen hiervan zijn: werken met meer focus, meer doen in dezelfde tijd, meer werkplezier, minder faalkosten en meer energie!

Voor het toepassen van Het Nieuwe Werken op werkplekken anders dan het traditionele kantoor, bijvoorbeeld thuis, zijn een aantal extra vaardigheden nodig om dit succesvol te kunnen doen.
Het omgaan met de combinatie van werk en privé zaken is daar een voorbeeld van. Voor het digitaal werken is extra kennis van technologie en software nodig.

Voor het succesvol werken met Het Nieuwe Werken is het inventariseren van opleidingsbehoeften de eerste stap. Maak het bespreekbaar.
Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen!