Categorie: Organizing Works

‘Ik kwam terug van vakantie en wist meteen wat ik moest doen..’ vertelde de directeur van een basisschool waarmee ik in gesprek was. ‘Dat heb ik in jaren niet ervaren’ vervolgde ze enthousiast. ‘Ik plan nu alles wat ik moet doen in mijn agenda. Dat ik dat zelf niet bedacht heb..’ zei ze met een grote lach. Ik was onder de indruk van wat ze me vertelde. Het was het resultaat van het Organizing Works Programma wat ze voor de zomervakantie met mij gepland had.

Enkele dagen na ons gesprek ontving ik de volgende testimonial:

“De begeleiding van Germo was een cadeautje waar ik na 3 maanden nog steeds heel veel plezier en profijt van heb. Ik heb heel hard moeten werken, maar het resultaat is een opgeruimde werkplek, een overzichtelijke en haalbare planning en heel veel rust en ruimte in mijn hoofd. Het mooiste is nog dat ik dit allemaal zelf heb gedaan! De kracht van Germo is dat hij op het juiste moment, op een prettige wijze, vragen stelt en tips geeft, waardoor het voor mij mogelijk was om hier zelf handen en voeten aan te geven. Het is zeker een uitdaging en ontzettend confronterend, maar het heeft bij mij voor structurele en duurzame veranderingen gezorgd waardoor ik nu weer met veel plezier mijn werk doe.”

Organizing Works!

Volgens Japanners heeft iedereen een ikigai. Ikigai is de reden om uit je bed te komen. De reden om van je leven te genieten.

Heb jij jouw ikigai gevonden? Je komt erachter door vier vragen te beantwoorden.

1. Hou je je bezig met iets wat je doet vanuit je hart en waar je heel blij van wordt?
2. Zit de wereld hier op te wachten?
3. Ben je er goed in?
4. Kun je er ook een inkomen mee verdienen?

Ik heb bovenstaande vier vragen onlangs weer gesteld om te bepalen of ik nog steeds op het juiste spoor zit. Ik kwam tot de conclusie dat mijn ikigai, nog steeds, Professional Organizing is. Mijn beroep, Professional Organizer, is waar ik twintig jaar geleden mee begonnen ben als zelfstandig ondernemer. Ik begeleid mensen in bedrijven en organisaties op praktisch niveau bij het plannen en organiseren van hun (digitale) werkomgeving, werkwijze, werkplanning en organisatorische processen.

Deze week werkte ik met een directeur van een school. Aan het begin van de tweede Organizing sessie vroeg ik haar wat ze geleerd had naar aanleiding van onze eerste dag. ‘Ik heb heel veel geleerd’ zei ze.  ‘Ik ben er heel blij van geworden’ vervolgde ze haar antwoord. Ook vertelde ze dat ze thuis aan de slag was met het aanpakken van de keuken. Met een blij en voldaan gevoel en een big smile op mijn gezicht zijn we toen de tweede Organizing sessie gaan doen. Heel veel ikigai..

Of ik goed ben in mijn werk wil ik graag van mijn klanten horen. Op basis van evaluaties en gesprekken met klanten heb ik daar een goed gevoel over. Meten is natuurlijk weten. Het huidige ‘rapportcijfer’ voor het Organizing Works Programma waarmee ik professionals begeleid is 8,6. Een cijfer waar ik heel tevreden mee ben.

Op de vraag of ik met mijn ikigai een inkomen kan verdienen is het antwoord ja. Ik verdien inmiddels twintig jaar een inkomen als Professional Organizer.

Morgen ga ik ik mijn kennis, ervaring en ikigai delen met anderen die aan de slag willen als Professional Organizer met mijn beroepsopleiding.

Wat is jouw ikigai ?

‘Het gaat goed, ik ben heel blij.’ antwoordde Lucinda toen ik haar vanmiddag vroeg hoe het gaat met de organisatie van haar werk.

Een maand geleden heb ik haar intensief begeleid met het plannen en organiseren van haar werk. Toen ik haar bij aanvang vroeg waar ze in haar werk tegen aanliep antwoordde ze: ‘Ik wil leren dat ik niet steeds het gevoel heb het te druk te hebben, maar alles zoveel mogelijk onder controle. Ik wil goede prioriteiten stellen, en niet te perfectionistisch. Gaat al beter… En als ik beter inzicht heb in hoe vol m’n agenda is, kan ik ook beter ‘nee’ zeggen.’

Ik heb Lucinda in twee werksessie geleerd hoe ze haar werk anders kan plannen en organiseren. We hebben haar werkomgeving, werkwijze en werkplanning stap voor stap bekeken, concreet aangepakt en gebruiksklaar gemaakt zodat ze daarna kon werken vanuit een overzichtelijke planning met nieuwe inzichten en duidelijke doelen.

‘Werk je ’s avonds nog thuis?’ vroeg ik Lucinda vanmiddag. ‘Nee, ik werk niet meer thuis. Echt heerlijk’ zei ze. ‘Hoe is je dat gelukt?’ vroeg ik vervolgens. ‘Ik kan het werk nu beter loslaten omdat het gepland is in mijn agenda. Werkt heel goed. Het legitimeert me om nee te zeggen als iemand me wat vraagt waar ik dan geen tijd voor heb. Ik kan ‘aantonen’ dat ik geen tijd heb en dat geeft rust’.

We praatte verder en ze deelde dat het behoorlijk wennen was om haar grenzen aan te geven naar anderen. ‘Vandaag is er nog niemand boos geworden’ zei ze lachend toen ze haar gevoel wilde weergeven. ‘Zijn er nog andere zaken die nog aandacht nodig hebben?’ vroeg ik toen. Ze antwoordde: ‘Ik moet wel opletten als het te druk wordt. Dan tel ik eerst tot 10 om stress te vermijden’.

Tot slot zei ik. ‘Ik ben ook heel blij: je werkt niet meer ’s avonds, je geeft je grenzen aan en je hebt weer plezier in je werk’.

Vorige week ontving ik een mail van Shirley. Ik zat achter mijn laptop en liet de woorden binnenkomen. Wow. Mooi. Geweldig. Ze schreef over het organiseren van haar berging. Hoe deze stap voor stap was aangepakt. Dat het een enorme klus was en ze toch had doorgezet. Ze was nu klaar om te gaan verhuizen.

Shirley sloot de mail af met:  “Het helpt me goed en het mooiste van alles is dat ik er geestelijk enorm door wordt verlicht.”

Een aantal jaren geleden zat ik met een vriend te praten over mijn wens actiever te gaan sporten. Fitness training of iets dergelijks. “Ik zie het alleen niet zitten om drie keer in de week een uur naar de sportschool te gaan. Dat vind ik zonde van mijn tijd!” riep ik. “Dat moet toch anders kunnen? Alles kun je organiseren!” zei ik.

Hij begon te vertellen over een andere manier van fitness. “Ik ben fit in 20 minuten per week en train slechts één keer.” Ik viel stil en keek hem met ongeloof aan. “Hoe kan dan nou?” vroeg ik verbaasd. “Ga deze week maar met me mee, dan kun je het zelf uitproberen” vervolgde hij. Aangekomen bij de sportschool merkte ik dat ik het best spannend vond. Want hoe kun je nou sporten in slechts 20 minuten. Ook vond ik het raar dat ik gewoon in mijn spijkerbroek en shirt kon trainen. Maar goed, ik ging het gewoon uitproberen. Ik had een persoonlijke trainer die samen met mij zes oefeningen ging doen. Iedere oefening was gericht op het trainen van één bepaalde spiergroep. Ik deed onder andere een oefening voor de beenspieren. Intensief. Zwaar. Pijnlijk. Dit voelde heel onwennig! Na de zesde oefening was het klaar. Mijn lichaam was klaarwakker! Het voelde alsof ik een power boost had gekregen. Ik maakte een afspraak voor de week erop. Mijn lichaam mocht nu een week uitrusten. In die week konden de spieren herstellen en spierkracht opbouwen. Daarom was één keer in de week trainen voldoende. Ik had de dag erna behoorlijk wat spierpijn die in de loop van de week gelukkig verdween. De week erna ging de training een stuk soepeler en ik besloot deze vorm van sporten te blijven doen.

Ik train nu inmiddels vijf jaar op deze wijze en heb een vast moment in de agenda gepland: elke woensdag om 7.20 uur. Ik voel me na afloop fris, fit én energiek. Sporten op een efficiënte manier. Alles kun je organiseren!

To Do or not To Do?

Vandaag had ik een telefoongesprek met een ondernemer uit een netwerkclub waar ik sinds kort lid van ben.

Ter voorbereiding op onze afspraak had hij de website van mijn bedrijf bezocht en uitgebreid gelezen. Hij gaf enkele complimenten over de uitstraling van de site en de inspirerende inhoud. Wat bleek nou? Na het lezen van de verhalen en producten over het organiseren van je werk had hij een hele ochtend besteed aan het organiseren van zijn eigen kantoor. Hij had al zijn ordners, paperassen én kantoorspullen georganiseerd. Hij had zelfs nieuwe kantoorbenodigdheden aangeschaft. Met veel plezier luisterde ik naar zijn enthousiaste betoog. Hij klonk als een pratende folder. Ik was positief verrast over de impact van zijn bezoek aan de website.

Vervolgens vertelde hij dat hij tijdens de werkdag graag met een ‘leeg hoofd’ werkt in plaats van een hoofd vol met allerhande zaken die gedaan moeten worden. Hij vervolgde zijn verhaal over het gebruik van To Do lijstjes.

En dat is waar we als professionals vaak mee te maken hebben. Een hoofd vol met gedachten en things to do. Veel mensen zoeken hun heil daarom in To Do lijstjes. Waarom werken deze vaak niet?

Het heeft te maken met de vorm, inhoud en de concreetheid van deze lijstjes. Allereerst de vorm. Als je To Do’s op een los briefje schrijft is de kans groot dat dit briefje zoekraakt. Herkenbaar? Een mooi vormgegeven schrijfblok werkt vaak beter. Het is herkenbaar en nodigt uit om met zorg en aandacht gebruikt te worden.

Vervolgens de inhoud. Wat schrijf je op je To Do lijst? Is het wel goed leesbaar of is het een onleesbare krabbel? Een duidelijk onderwerp met daarbij vermeldt wat je moet doen? Dit is bepalend voor het succes van de opvolging. Op het moment dat je het leest weet je precies wat er gedaan moet worden.

Het derde punt is de concreetheid van de lijst. Hoe concreter hoe beter! En daar bedoel ik mee; wanneer ga je de To Do uitvoeren en hoeveel tijd is daarvoor nodig? Deze laatste stap wordt door veel mensen overgeslagen. Dat is de reden waarom To Do lijstjes niet werken. Het blijft dan bij het opschrijven van de To Do en de opvolging blijft achterwege.

Wanneer werkt een To Do lijst wel? Samengevat:
1. Kies een schrijfblok (of app) waar je jouw To Do’s een plaats kunt geven.
2. Omschrijf je To Do zo specifiek mogelijk: het onderwerp én jouw eerstvolgende actie.
3. Bepaal wanneer je de To Do gaat uitvoeren en hoeveel tijd je eraan wilt besteden.

Voordat je een To Do op je lijst zet stel jezelf dan kritisch de vraag: To Do or not To Do?

Enige tijd geleden zat ik met Karin heerlijk te lunchen. Karin is enkele jaren geleden gestart als Professional Organizer en vertelde me dat ze naast het Organizen ook actief is als IntervisieCoach.  Ze vertelde me wat voor impact de intervisie had op de professionals waarmee ze werkte. Bij mij viel er toen een kwartje. Ik moest denken aan de vele gesprekken met oud cursisten over hun werkzaamheden en uitdagingen waar ze regelmatig mee te maken hebben. Uitdagingen die niet altijd direct een pasklare oplossing hebben en waarvoor verder onderzoek nodig is voor het krijgen van inzichten en antwoorden.

Het leek mij een goed idee om de kennis en ervaring van Karin als Professional Organizer én Intervisiecoach toegankelijk te maken voor Organizers die graag bezig zijn met de magie van Organizing en dit met elkaar willen delen en versterken.

Ik stelde Karin voor een dag te plannen voor Organizers met als thema Intervisie. Dat was niet tegen dovemans oren gezegd. Een unieke training intervisie volledig afgestemd op Organizers is gemaakt. Leerzaam, verdiepend en vol met praktische tips. Een bijpassende datum werd geprikt.

Inmiddels zijn we een aantal maanden verder en zijn er voldoende inschrijvingen om de training door te laten gaan. Goed nieuws!

Ben je nieuwsgierig geworden? Klik hier voor het dagprogramma en de details.

We zien je graag op 23 september aanstaande!

Wij hebben er ontzettend zin in!

Ik zat in de auto met René, verkoopdirecteur van een snelgroeiend succesvol internetbedrijf. René reed en we zaten te gieren en te brullen over een voorval bij hem op het werk. We waren onderweg naar zijn kantoor. “Wat is dat voor vreselijk stank?” riep ik en kneep mijn neus dicht. “Geen idee waar je het over hebt” antwoorde René. Ik draaide me om en keek naar de achterbank alsof ik daar het antwoord op mijn vraag zou krijgen. Deze lag vol met dozen promotiemateriaal, gebruikte schrijfblokken, pennen, kledingstukken, schoenen, een das, boodschappentassen en nog veel meer. Een behoorlijke warboel. Ik kreeg het idee dat René in zijn auto woonde. “Wat is hier gebeurd?” vroeg ik hem. We raakten in gesprek en hij gaf aan dat hij een chaoot was en het graag anders zou willen. “Maar hoe moet het anders?” riep hij quasi nonchalant. “Eens een chaoot, altijd een chaoot!” Aangekomen bij hem op kantoor parkeerde hij zijn auto bij de ingang van het magazijn. Hij stapte uit en haalde een bezem uit de kast en duwde een grote kliko richting zijn auto. Blijkbaar had ons gesprek hem in beweging gezet. “Ik ga deze auto even leegharken!’ riep hij terwijl hij bulderde van het lachen. Ik stond erbij en ik keek ernaar. Hij harkte met de bezem de achterbank leeg. De boodschappentassen en schrijfblokken gooide hij resoluut in de kliko. Hij vond allerhande contracten en andere werk gerelateerde paperassen. “Ooo, dit is wel heel belangrijk. Dit is een overeenkomst die veel omzet vertegenwoordigd” zei René en liet een getekend contract zien van een klant. “En dit dan! Dit is een diepvrieskip! Wat een lucht! Deze heb ik drie weken geleden gewonnen bij een spelletje poker met de familie. Daarom rook jij die stank!” gierde hij. “Dit moet anders, ik wil dit niet meer! Je moet me helpen. Dit is toch jouw werk?” zei hij met een serieuze blik in zijn ogen. “Dat ga ik doen René, ik ga met je aan het werk. Organiseren kun je leren!” zei ik en vervolgens maakten we een afspraak om aan de slag te gaan.

“Het gaat eigenlijk redelijk goed” zei Ellen vanmiddag toen ik haar vroeg naar de voortgang na onze laatste afspraak. Het klonk als twijfeltaal van iemand die nog niet kon geloven wat er gebeurd was.

Enkele maanden geleden kreeg ik via, via contact met Ellen, een professional met een eigen praktijk. Tijdens onze eerste ontmoeting vroeg ik waar ze naar op zoek was. “Ik wil leren de dingen af te maken waar ik aan begonnen ben” zei ze. “Ik ben gauw het overzicht kwijt en kom niet meer tot het doen van dingen!” Vervolgens kwam er een waslijst van zaken waarom het tot nu toe nog niet gelukt was. “Ik ben behoorlijk perfectionistisch, heb de lat heel hoog liggen én ik vind dat ik het zelf moet kunnen”. Dit is voor mij heel herkenbaar. Veel mensen vinden dat ze zichzelf moeten kunnen organiseren en vinden het lastig om zich kwetsbaar op te stellen en de hulp van een ander in te schakelen.

“Dat kan anders” zei ik tegen Ellen en vertelde hoe ik haar kon begeleiden. “Ik heb veel sessies nodig” zei ze vervolgens. Toen ik haar vroeg of ze met me aan het werk wilde zei ze fel: “Ik heb er geen zin in, maar ik ga het wel doen. Het is écht nodig!”. We planden een aantal sessies bij haar op kantoor. Stap voor stap hebben we toen haar manier van werken bekeken en besproken. Stapels papier werden georganiseerd, de werkflow doorgenomen en de agendaplanning werd onder de loep genomen.

Na enkele sessies was ze niet tevreden met haar bereikte resultaat. Ze was teruggevallen in haar oude patroon van dingen half afmaken en uitstellen. Een nieuwe sessie werd gepland waarin we haar planning in nog meer detail gingen uitwerken. “De rest kan ik zelf wel afmaken” zei ze aan het einde van de werksessie. We maakten een nieuwe afspraak voor een aantal weken later.

Deze werksessie was drie weken geleden. “Ik heb niets gedaan met hetgeen we de vorige keer besproken hebben.” zei ze met een schuldgevoel in haar stem. “Waarom heb je me niet gebeld, zoals afgesproken?” vroeg ik haar. “Ik vond dat ik het zelf moest kunnen en heb het laten liggen” was haar reactie. We besloten de eerder besproken werkplanning samen stap voor stap door te nemen en in haar digitale agendasysteem te zetten. Vervolgens spraken we af dat ik haar drie weken later zou bellen, vandaag dus.

Toen ik haar vandaag belde en vroeg hoe het ging met haar planning antwoordde ze: “Het gaat eigenlijk redelijk goed”. Dat vond ik vaag klinken en vroeg door naar details. “Ik heb mijn werk af voordat ik naar huis ga en ben dan klaar. De werkplanning staat nu in mijn agenda. Dat is visueel, het helpt me dat het er staat. Ik weet wat ik moet doen en doe het nu ook! Ik ben er heel blij mee” antwoordde ze krachtig. “Dat klinkt als een doorbraak” zei ik. “Ja, inderdaad. Een doorbraak! Ik heb nu een stramien waar ik me aan kan vasthouden” ze3i Ellen. Vervolgens vertelde ze dat ze nu drie weken vakantie heeft en het werk echt kan loslaten.

Met een goed gevoel beëindigde ik het gesprek en voelde de doorbraak die Ellen gehad heeft. Dit is waar mijn werk over gaat. Organiseren werkt!

Vorige maand werkte ik met Diana, een ambitieuze Finance professional die dit jaar wel op vakantie wil. Een gekoesterde wens van haar én haar man.

Ze vertelde me dat ze al drie jaar achtereen geen zomervakantie had gehad omdat ze haar werk niet kon overlaten aan collega’s tijdens haar afwezigheid. Toen ik vroeg hoe dat zat gaf ze aan dat ze geen goed overzicht had van haar werk en het niet aandurfde haar collega’s daarmee lastig te vallen.

Haar partner had aangegeven dat de maat vol was. Er moest nu iets gebeuren. Hij wilde met haar op vakantie, zonder laptop en zonder werkgedoe. Na een aantal slapeloze nachten besloot ze toe te geven aan haar eigen onvermogen en gevoel te falen en hulp te zoeken. Ze belde mij.

Samen met Diana heb ik gekeken hoe we haar werk overzichtelijk en overdraagbaar konden maken. Ze heeft eerst een lijst met aandachtspunten en acties gemaakt die in haar hoofd zaten. Zaken als lopende projecten met bijbehorende status, openstaande vragen en ook werkzaamheden die uitgesteld konden worden. Dit zorgde direct voor overzicht en rust. “Het valt eigenlijk wel mee!” riep ze verwondert tijdens de lunch. Ze gaf aan dat er eigenlijk niet veel overgedragen moest worden. Ze maakte een afspraak met de betrokken collega’s om de overdracht van haar werk en het afhandelen van telefoontjes en mail te bespreken.

Daarna hebben we haar werk én privé planning voor én na de vakantie doorgenomen. Ze heeft nu een realistische planning waar ze concreet mee verder kan. Zo kon nu haar werk met een goed gevoel loslaten.

Daarom gaat ze dit jaar wel op vakantie!