8,7

Klantbeoordeling | 200+ ervaringen

Zoek in deze site

Categorie: Organizing Works


Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 14 september, 2017

To Do or not To Do?

Vandaag had ik een telefoongesprek met een ondernemer uit een netwerkclub waar ik sinds kort lid van ben.

Ter voorbereiding op onze afspraak had hij de website van mijn bedrijf bezocht en uitgebreid gelezen. Hij gaf enkele complimenten over de uitstraling van de site en de inspirerende inhoud. Wat bleek nou? Na het lezen van de verhalen en producten over het organiseren van je werk had hij een hele ochtend besteed aan het organiseren van zijn eigen kantoor. Hij had al zijn ordners, paperassen én kantoorspullen georganiseerd. Hij had zelfs nieuwe kantoorbenodigdheden aangeschaft. Met veel plezier luisterde ik naar zijn enthousiaste betoog. Hij klonk als een pratende folder. Ik was positief verrast over de impact van zijn bezoek aan de website.

Vervolgens vertelde hij dat hij tijdens de werkdag graag met een ‘leeg hoofd’ werkt in plaats van een hoofd vol met allerhande zaken die gedaan moeten worden. Hij vervolgde zijn verhaal over het gebruik van To Do lijstjes.

En dat is waar we als professionals vaak mee te maken hebben. Een hoofd vol met gedachten en things to do. Veel mensen zoeken hun heil daarom in To Do lijstjes. Waarom werken deze vaak niet?

Het heeft te maken met de vorm, inhoud en de concreetheid van deze lijstjes. Allereerst de vorm. Als je To Do’s op een los briefje schrijft is de kans groot dat dit briefje zoekraakt. Herkenbaar? Een mooi vormgegeven schrijfblok werkt vaak beter. Het is herkenbaar en nodigt uit om met zorg en aandacht gebruikt te worden.

Vervolgens de inhoud. Wat schrijf je op je To Do lijst? Is het wel goed leesbaar of is het een onleesbare krabbel? Een duidelijk onderwerp met daarbij vermeldt wat je moet doen? Dit is bepalend voor het succes van de opvolging. Op het moment dat je het leest weet je precies wat er gedaan moet worden.

Het derde punt is de concreetheid van de lijst. Hoe concreter hoe beter! En daar bedoel ik mee; wanneer ga je de To Do uitvoeren en hoeveel tijd is daarvoor nodig? Deze laatste stap wordt door veel mensen overgeslagen. Dat is de reden waarom To Do lijstjes niet werken. Het blijft dan bij het opschrijven van de To Do en de opvolging blijft achterwege.

Wanneer werkt een To Do lijst wel? Samengevat:
1. Kies een schrijfblok (of app) waar je jouw To Do’s een plaats kunt geven.
2. Omschrijf je To Do zo specifiek mogelijk: het onderwerp én jouw eerstvolgende actie.
3. Bepaal wanneer je de To Do gaat uitvoeren en hoeveel tijd je eraan wilt besteden.

Voordat je een To Do op je lijst zet stel jezelf dan kritisch de vraag: To Do or not To Do?

 

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 7 september, 2017

Enige tijd geleden zat ik met Karin heerlijk te lunchen. Karin is enkele jaren geleden gestart als Professional Organizer en vertelde me dat ze naast het Organizen ook actief is als IntervisieCoach.  Ze vertelde me wat voor impact de intervisie had op de professionals waarmee ze werkte. Bij mij viel er toen een kwartje. Ik moest denken aan de vele gesprekken met oud cursisten over hun werkzaamheden en uitdagingen waar ze regelmatig mee te maken hebben. Uitdagingen die niet altijd direct een pasklare oplossing hebben en waarvoor verder onderzoek nodig is voor het krijgen van inzichten en antwoorden.

Het leek mij een goed idee om de kennis en ervaring van Karin als Professional Organizer én Intervisiecoach toegankelijk te maken voor Organizers die graag bezig zijn met de magie van Organizing en dit met elkaar willen delen en versterken.

Ik stelde Karin voor een dag te plannen voor Organizers met als thema Intervisie. Dat was niet tegen dovemans oren gezegd. Een unieke training intervisie volledig afgestemd op Organizers is gemaakt. Leerzaam, verdiepend en vol met praktische tips. Een bijpassende datum werd geprikt.

Inmiddels zijn we een aantal maanden verder en zijn er voldoende inschrijvingen om de training door te laten gaan. Goed nieuws!

Ben je nieuwsgierig geworden? Klik hier voor het dagprogramma en de details.

We zien je graag op 23 september aanstaande!

Wij hebben er ontzettend zin in!

 

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 6 september, 2017

Ik zat in de auto met René, verkoopdirecteur van een snelgroeiend succesvol internetbedrijf. René reed en we zaten te gieren en te brullen over een voorval bij hem op het werk. We waren onderweg naar zijn kantoor. “Wat is dat voor vreselijk stank?” riep ik en kneep mijn neus dicht. “Geen idee waar je het over hebt” antwoorde René. Ik draaide me om en keek naar de achterbank alsof ik daar het antwoord op mijn vraag zou krijgen. Deze lag vol met dozen promotiemateriaal, gebruikte schrijfblokken, pennen, kledingstukken, schoenen, een das, boodschappentassen en nog veel meer. Een behoorlijke warboel. Ik kreeg het idee dat René in zijn auto woonde. “Wat is hier gebeurd?” vroeg ik hem. We raakten in gesprek en hij gaf aan dat hij een chaoot was en het graag anders zou willen. “Maar hoe moet het anders?” riep hij quasi nonchalant. “Eens een chaoot, altijd een chaoot!” Aangekomen bij hem op kantoor parkeerde hij zijn auto bij de ingang van het magazijn. Hij stapte uit en haalde een bezem uit de kast en duwde een grote kliko richting zijn auto. Blijkbaar had ons gesprek hem in beweging gezet. “Ik ga deze auto even leegharken!’ riep hij terwijl hij bulderde van het lachen. Ik stond erbij en ik keek ernaar. Hij harkte met de bezem de achterbank leeg. De boodschappentassen en schrijfblokken gooide hij resoluut in de kliko. Hij vond allerhande contracten en andere werk gerelateerde paperassen. “Ooo, dit is wel heel belangrijk. Dit is een overeenkomst die veel omzet vertegenwoordigd” zei René en liet een getekend contract zien van een klant. “En dit dan! Dit is een diepvrieskip! Wat een lucht! Deze heb ik drie weken geleden gewonnen bij een spelletje poker met de familie. Daarom rook jij die stank!” gierde hij. “Dit moet anders, ik wil dit niet meer! Je moet me helpen. Dit is toch jouw werk?” zei hij met een serieuze blik in zijn ogen. “Dat ga ik doen René, ik ga met je aan het werk. Organiseren kun je leren!” zei ik en vervolgens maakten we een afspraak om aan de slag te gaan.

 

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 20 juli, 2017

“Het gaat eigenlijk redelijk goed” zei Ellen vanmiddag toen ik haar vroeg naar de voortgang na onze laatste afspraak. Het klonk als twijfeltaal van iemand die nog niet kon geloven wat er gebeurd was.

Enkele maanden geleden kreeg ik via, via contact met Ellen, een professional met een eigen praktijk. Tijdens onze eerste ontmoeting vroeg ik waar ze naar op zoek was. “Ik wil leren de dingen af te maken waar ik aan begonnen ben” zei ze. “Ik ben gauw het overzicht kwijt en kom niet meer tot het doen van dingen!” Vervolgens kwam er een waslijst van zaken waarom het tot nu toe nog niet gelukt was. “Ik ben behoorlijk perfectionistisch, heb de lat heel hoog liggen én ik vind dat ik het zelf moet kunnen”. Dit is voor mij heel herkenbaar. Veel mensen vinden dat ze zichzelf moeten kunnen organiseren en vinden het lastig om zich kwetsbaar op te stellen en de hulp van een ander in te schakelen.

“Dat kan anders” zei ik tegen Ellen en vertelde hoe ik haar kon begeleiden. “Ik heb veel sessies nodig” zei ze vervolgens. Toen ik haar vroeg of ze met me aan het werk wilde zei ze fel: “Ik heb er geen zin in, maar ik ga het wel doen. Het is écht nodig!”. We planden een aantal sessies bij haar op kantoor. Stap voor stap hebben we toen haar manier van werken bekeken en besproken. Stapels papier werden georganiseerd, de werkflow doorgenomen en de agendaplanning werd onder de loep genomen.

Na enkele sessies was ze niet tevreden met haar bereikte resultaat. Ze was teruggevallen in haar oude patroon van dingen half afmaken en uitstellen. Een nieuwe sessie werd gepland waarin we haar planning in nog meer detail gingen uitwerken. “De rest kan ik zelf wel afmaken” zei ze aan het einde van de werksessie. We maakten een nieuwe afspraak voor een aantal weken later.

Deze werksessie was drie weken geleden. “Ik heb niets gedaan met hetgeen we de vorige keer besproken hebben.” zei ze met een schuldgevoel in haar stem. “Waarom heb je me niet gebeld, zoals afgesproken?” vroeg ik haar. “Ik vond dat ik het zelf moest kunnen en heb het laten liggen” was haar reactie. We besloten de eerder besproken werkplanning samen stap voor stap door te nemen en in haar digitale agendasysteem te zetten. Vervolgens spraken we af dat ik haar drie weken later zou bellen, vandaag dus.

Toen ik haar vandaag belde en vroeg hoe het ging met haar planning antwoordde ze: “Het gaat eigenlijk redelijk goed”. Dat vond ik vaag klinken en vroeg door naar details. “Ik heb mijn werk af voordat ik naar huis ga en ben dan klaar. De werkplanning staat nu in mijn agenda. Dat is visueel, het helpt me dat het er staat. Ik weet wat ik moet doen en doe het nu ook! Ik ben er heel blij mee” antwoordde ze krachtig. “Dat klinkt als een doorbraak” zei ik. “Ja, inderdaad. Een doorbraak! Ik heb nu een stramien waar ik me aan kan vasthouden” ze3i Ellen. Vervolgens vertelde ze dat ze nu drie weken vakantie heeft en het werk echt kan loslaten.

Met een goed gevoel beëindigde ik het gesprek en voelde de doorbraak die Ellen gehad heeft. Dit is waar mijn werk over gaat. Organiseren werkt!

 

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 6 juli, 2017

Vorige maand werkte ik met Diana, een ambitieuze Finance professional die dit jaar wel op vakantie wil. Een gekoesterde wens van haar én haar man.

Ze vertelde me dat ze al drie jaar achtereen geen zomervakantie had gehad omdat ze haar werk niet kon overlaten aan collega’s tijdens haar afwezigheid. Toen ik vroeg hoe dat zat gaf ze aan dat ze geen goed overzicht had van haar werk en het niet aandurfde haar collega’s daarmee lastig te vallen.

Haar partner had aangegeven dat de maat vol was. Er moest nu iets gebeuren. Hij wilde met haar op vakantie, zonder laptop en zonder werkgedoe. Na een aantal slapeloze nachten besloot ze toe te geven aan haar eigen onvermogen en gevoel te falen en hulp te zoeken. Ze belde mij.

Samen met Diana heb ik gekeken hoe we haar werk overzichtelijk en overdraagbaar konden maken. Ze heeft eerst een lijst met aandachtspunten en acties gemaakt die in haar hoofd zaten. Zaken als lopende projecten met bijbehorende status, openstaande vragen en ook werkzaamheden die uitgesteld konden worden. Dit zorgde direct voor overzicht en rust. “Het valt eigenlijk wel mee!” riep ze verwondert tijdens de lunch. Ze gaf aan dat er eigenlijk niet veel overgedragen moest worden. Ze maakte een afspraak met de betrokken collega’s om de overdracht van haar werk en het afhandelen van telefoontjes en mail te bespreken.

Daarna hebben we haar werk én privé planning voor én na de vakantie doorgenomen. Ze heeft nu een realistische planning waar ze concreet mee verder kan. Zo kon nu haar werk met een goed gevoel loslaten.

Daarom gaat ze dit jaar wel op vakantie!

 

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 12 juni, 2017

In mijn vorige leven was ik actief in de schoonmaakwereld. Bij het bedrijf waar ik werkzaam was ontwikkelden we complete schoonmaaksystemen voor onder andere de horeca, MKB-bedrijven en winkelketens. Het was organiseren op schoonmaakgebied. Structuur in bedrijfshygiëne.

Op een gegeven moment hadden we samen met de heer Liem, een extern opleider en toenmalig dé specialist op schoonmaakgebied in Nederland, een opleidingsprogramma ontwikkeld voor onze eigen medewerkers. Een train-de-trainer programma. Ik wilde zelf ook graag meer leren over het schoonmaak vak. Het was een heel uitgebreid en interessant programma waarin ook de cirkel van Sinner uitgebreid aan de orde kwam. Deze cirkel gaat over de vier factoren chemie, beweging (mechanische kracht), tijd en temperatuur die bij schoonmaken een rol spelen. De heer Liem had een bijzondere manier van trainen en voor mij was schoonmaken sindsdien niet meer gewoon schoonmaken. Nee schoonmaken was wetenschap! Hij bracht ons in beweging. Letterlijk en figuurlijk. We gingen ook zelf schoonmaken. Wat een genot om met deze man te werken en door hem getraind te worden. Ik heb genoten van zijn wijze leerlessen.

We weten allemaal dat het combineren van theorie en praktijkleren een mooie mix is. Hetgeen me het meest is bijgebleven was een opmerking van Liem die bij me na resoneerde als een slogan: Als je stopt met leren hou je op te bestaan!

Wanneer heb jij voor het laatst wat geleerd?

 

 

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 16 februari, 2017

Clean Desk beleid wordt ruim twintig jaar in Nederland toegepast in vele organisaties.

Wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid, betrouwbaarheid en integriteit vereisen dat we zorgvuldig omgaan met bedrijfsmiddelen en informatie.

Een voorbeeld van minimale eisen die hieraan kunnen worden gesteld, vastgelegd in een ‘Clean Desk Policy’. Concreet kan het gaan om:
•  het veilig opbergen van (bedrijfsinterne of vertrouwelijke) fysieke en digitale informatie.
•  het sleutelbeheer van de afdelingskasten en ladeblokken.
•  het veilig opbergen van laptops en andere mobiele bedrijfsmiddelen.

Inmiddels werken steeds meer bedrijven met een dergelijk beleid en maken de medewerkers op het einde van hun werkdag hun bureau leeg. Nederland loopt daarin voorop. In veel landen zien de bureaus er veel anders uit.

Fotograaf en kunstenaar Jan Banning heeft er een fotografische studie van gemaakt met de naam Bureaucratics. Hij bezocht overheden en haar personeelsleden in acht landen op vijf continenten, geselecteerd op basis van politieke, historische en culturele overwegingen: Bolivia, China, Frankrijk, India, Liberia, Rusland , de Verenigde Staten en Jemen. In elk land, bezocht hij honderden kantoren van de leden van de uitvoerende macht in verschillende diensten en op verschillende niveaus. Zijn bezoeken waren onaangekondigd.

Elk persoon is achter zijn of haar bureau gefotografeerd.  De foto’s zijn vol met details waar je lang naar kunt kijken.

Bekijk hier het inkijkexemplaar van het boek Bureaucratics en geniet van de foto’s van de bureaus.

Hoe Clean is jouw Desk?

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 13 februari, 2017

Laatst kreeg ik van een klant een uitgebreide beschrijving ter voorbereiding op onze 1-op-1 Organizing training die met hem gepland stond. Hij schreef: Zoals je weet ben ik een chaoot. Dat is nogal een statement dacht ik bij mezelf. Een zelfbenoemde chaoot is er stellig van overtuigd dat de oorzaak van het niet optimaal functioneren buiten zichzelf ligt en onoplosbaar is. Het is een waarheid die net zo waar is als de ogen blauw zijn van iemand met blauwe ogen.

Wat is de definitie van een chaoot? In het woordenboek staat: iemand die erg chaotisch is. De definitie van chaotisch is: zonder orde of regelmaat.

Ik geloof niet in chaoten. Wel kan iemand chaotisch gedrag vertonen. Dat is heel wat anders. Gedrag kun je namelijk veranderen als de wil aanwezig is dit aan te pakken. De overtuiging: ik ben een chaoot, zie ik dan ook meestal als een duidelijk signaal dat iemand ergens last van heeft. In sommige gevallen kan deze overtuiging heel diep zitten en kan ik als Organizer geen hulp bieden. Dan is professionele hulp op een ander vlak nodig.

In de meeste gevallen is het aanpakken van de oorzaak van de overtuiging voldoende om het gevoel van chaos te verminderen of geheel te laten verdwijnen. Deze oorzaak is, in veel gevallen die ik tegenkom, het onvermogen orde te creëren in de werkomgeving en in de manier van werken. Welke van deze twee er eerst was doet er niet toe.

Het allerbelangrijkste is het stoppen met het structureel herhalen van de mantra: ik ben een chaoot. De kracht van het woord is heel sterk. Dat was je vroeger, zeg ik vaak als ijsbreker als mijn klant er weer over begint. Dan wordt er gelachen en wordt beaamt dat dat zo is. De nieuw aangeleerde vaardigheden en nieuw gemaakte afspraken met zichzelf zorgen dat de werkwijze in de gestructureerde omgeving zorgen voor een nieuwe overtuiging: ik werk georganiseerd . Dat is een bijzonder proces wat wij als Organizer begeleiden.

Chaoten bestaan niet.

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 3 januari, 2017

Het nieuwe jaar is een goed moment om plannen te maken voor de toekomst. Veel mensen nemen zich voor om eindelijk eens op te gaan ruimen, de administratie op orde te brengen of hun tijd beter in te delen. Meestal hebben ze echter geen idee waar ze moeten beginnen en haken ze snel weer af.

Ben jij één van die zeldzame mensen voor wie organiseren geen last maar een lust is? Iemand die het heerlijk vindt om structuur aan te brengen in de chaos? Is jouw administratie altijd op orde en kijkt iedereen automatisch naar jou als er wat georganiseerd moet worden? Dan is het jammer om niets met dit talent te doen. Het vak Professional Organizer is echt wat voor jou!

Steeds meer mensen zien het nut van een Professional Organizer in.  Ze willen meer grip op hun huishouden, hun tijd en hun spullen, maar weten niet hoe ze dat moeten organiseren. Sommigen laten de boel dan maar waaien, anderen zijn de hele dag in de weer met to do lijstjes afwerken, plannen, schoonmaken en repareren. Als Professional Organizer kun je mensen helpen hun leven beter te ordenen. Je leert ze prioriteiten te stellen zodat ze meer ruimte en rust krijgen.

Als je toe bent aan een nieuwe stap in je carrière en je wilt graag andere mensen helpen met het structureren van hun persoonlijke of zakelijke leven, dan kan de cursus Professional Organizer  je een ware kickstart geven. In vijf dagdelen maak je kennis met alle aspecten van het vak zodat je daarna vol inspiratie aan de slag kunt om je organisatietalent in klinkende munt om te zetten.

Tijdens de cursus staan we niet alleen stil bij de theorie, er is ook veel aandacht voor de praktijk. Omdat we met kleine groepen werken, is er volop gelegenheid om met anderen te sparren over je plannen. Ook nemen we voldoende tijd om in te gaan op jouw specifieke situatie en de vragen waar je mee rondloopt.  Na drie zeer intensieve dagen heb je alle bagage die je nodig hebt om vol overtuiging je loopbaan als Professional Organizer op te pakken.

Spreekt het vak van Professional Organizer je aan en heb je zin om in 2017 een frisse start te maken? Dan kun je je  hier alvast opgeven voor de cursus. De eerstvolgende vindt plaats op donderdag 9 en vrijdag 10 maart met een terugkommoment op zaterdag 15 april.

Ben je nog niet zover, maar heb je wel interesse in het programma en de mogelijkheden, kom dan langs op de vrijblijvende kennismakingsbijeenkomst op 15 april.  Je bent van harte welkom.

 

 

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 2 november, 2016

Mijn werk als Organizer vindt meestal plaats in het bedrijfsleven. Onlangs was ik aan het werk met een particuliere klant en ik wil graag mijn ervaring met je delen.

Een tijdje terug kreeg ik een telefoontje van een mevrouw die mijn hulp inriep omdat ze het overzicht over haar werkplek en planning kwijt was. Al snel werd het duidelijk dat dat niet het enige probleem was. Toen ik even doorvroeg bleek dat ook het huishouden haar boven het hoofd groeide. Aangezien ze vanuit huis werkte, was het lastig voor haar om zo een goede werkomgeving te creëren.

Ik stelde voor om bij de basis te beginnen. We spraken af dat ik langs zou komen om met het hele gezin rond te tafel te gaan zitten en te bespreken hoe we het huishouden beter op orde konden brengen. Dat zou al een hoop rust en ruimte geven zodat de klant zich beter kon concentreren op haar werk.

Na dit gesprek lag er een plan van aanpak. We spraken af dat ik eerst twee dagen langs zou komen om samen met het gezin de keuken en de woonkamer te organiseren.

Een paar weken later was het zover. Op vrijdagochtend begonnen we met de keuken. Stap voor stap liepen we de ruimte na om kijken hoe we de boel beter konden organiseren. Elk kastje en laatje werd minutieus doorgenomen en uitgezocht. Steeds meer spullen kwamen tevoorschijn die eigenlijk nooit werden gebruikt. Die konden weg. De overgebleven dingen kreeg een eigen, logische plek. Nadat we op zaterdag ook de woonkamer hadden aangepakt, zag alles er weer spik en span uit. Aan het eind van de dag ging ik nogmaals met de gezinsleden rond de tafel om het vervolg te bespreken. Hoe konden ze ervoor zorgen dat het resultaat dat we hadden behaald, ook blijvend was? We stelden samen een lijst met taken op en verdeelden die zodat iedereen wist wat hem voortaan te doen stond.

Met een voldaan gevoel reed ik die avond terug naar huis. Mijn taak zat erop. Ik kon niets anders doen dan erop vertrouwen dat de boodschap was aangekomen en dat de familie zelfstandig verder zou gaan om hun leven en werkplanning beter te structureren.  Hoewel ik daar alle vertrouwen in had, was ik blij verrast toen ik een paar weken later een mail van ze kreeg. Een boodschap waaruit bleek dat die paar dagen dat ik bij ze thuis was een echte eyeopener voor ze was geweest.

De klant vergeleek het met een steen die in de vijver was gegooid. Mijn bezoek had iets op gang gebracht, dat nu pas zichtbaar werd. Het gezin besefte dat ze met een gestructureerde, stapsgewijze aanpak ook andere aspecten van hun leven beter konden organiseren. Dat ze daarmee veel meer rust en ruimte zouden krijgen in hun leven. Ze waren dan ook vastbesloten om verder te gaan op de ingeslagen weg.

steen in vijver

Mensen denken vaak dat een Professional Organizer niets anders doet dan (een beetje) opruimen. Dat is natuurlijk niet zo! Het opruimen is slechts een oefening om het doel te bereiken: het ontwikkelen van een mindset waarmee je voortaan andere keuzes maakt. Keuzes waarmee je je leven overzichtelijk houdt.

Of het nu gaat om het organiseren van je kasten, agenda, werkplek, administratie of fotocollectie, de aanpak en werkwijze is altijd hetzelfde. Natuurlijk zul je er tijd voor vrij moeten maken om zaken op orde te krijgen. Maar als je eenmaal weet hoe je het aan moet pakken, zie je al snel resultaat en is die tijd gauw terugverdiend. Bovendien, naarmate je het geleerde vaker toepast, krijg je er steeds meer vaardigheid en plezier in!

In Amerika zeggen Professional Organizers weleens over hun klanten: “They don’t know what is going to hit them”. Daar sluit ik me graag bij aan. Met wat inzet en goede wil, kan de begeleiding van een Professional Organizer veel meer impact hebben dan je ooit had gedacht.

« Vorige paginaVolgende pagina »