8,7

Klantbeoordeling | 200+ ervaringen

Zoek in deze site

Categorie: Organizing Works


Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 17 maart, 2014

Afgelopen week hebben we weer een cursus Professional Organizer gegeven. Wat een energieboost krijg ik daarvan zeg. We hadden weer een hele bijzondere groep. We hebben heel veel ervaringen en informatie over het vak gedeeld. Het is zo bijzonder om te zien dat een groep gelijkgestemde mensen elkaar zo kan laten groeien. Maar genoeg over de cursus. Één van de onderwerpen welke altijd terug komt is: Wat doe je met overbodige spullen?

Weggooien is vaak het eerste wat bij mensen in het hoofd op komt. Dat vinden de meeste zonde! Er is een hele generatie (voor mij) die vooral veel dingen bewaard om ‘er later wat mee te doen’. En er is een generatie (na mij ;-)) die dingen bewaard uit het oogpunt duurzaam bezig te zijn. Er is een middenweg. Denk aan de kringloop (is ook duurzaam) of vele particuliere of bedrijfsmatige initiatieven zoals Weder.

Nu trof enige tijd geleden in het blad ‘Miss Perfect’ – een uitgave van de consumentenbond – een leuk artikel over dit onderwerp. Het gaat vooral over het feit dat we ‘Marktplaatsmoe’ zijn. Binnen en paar uur na het plaatsen staat jouw – in zeer goede staat verkerende – bankstel op pagina 9. Daar kijkt nooit meer iemand. Het artikel is leuk geschreven en daarom plaats ik hem hier graag in deze blog.

Reactie’s zijn welkom!

Markplaatsmoe

Categorie: Organizing Tips,Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 10 oktober, 2013

Orde op zaken betekent niet alleen een opgeruimde werkplek, maar ook een nette digitale omgeving. Als u werkt met een duidelijke mappenstructuur, geeft dat meer overzicht en zorgt het uiteindelijk dat u (veel) meer gedaan krijgt. In vijf stappen naar een goed systeem.

Dat een opgeruimde werkplek overzicht geeft, is niet meer dan logisch. U weet wat waar te vinden en aan welke werkzaamheden u prioriteit moet geven. Met als gevolg dat u meer meer aandacht en tijd voor belangrijke zaken overhoudt. Een ordelijk digitaal systeem, met eenzelfde mappenstructuur voor uw computer en mail, maakt daar ook onderdeel van uit. Zo begint u:

Stap 1) Begin met opschonen Bekijk al uw mappen op uw computer. Ook van inhoud waarvan u niet meer weet, wat er precies in staat. Vraag u bij elke map of document af of het nog relevant is. Is het antwoord nee? Gooi het weg als u zeker weet dat het niet meer relevant is. Ook lege mappen mogen er aan geloven.

Stap 2) Een duidelijke structuur aanbrengen Nu u overzicht heeft waar u structuur aan moet geven, gaat u overzicht aanbrengen door middel van mappen met logische (sub)namen. Begin op het hoogste niveau, daar waar nu nog de eerste mappen staan.
Maak mappen aan voor de meest gebruikte of voor u belangrijke categorieën of onderwerpen en gebruik submappen voor de deelgebieden daarvan. De hoofdmap is dus het onderwerp, de submappen zijn bijvoorbeeld de correspondentie(route) die u doorloopt of de administratie die u bewaart.
Een voorbeeld: een medewerker binnendienst heeft veel contact en correspondentie met klanten. Hij gebruikt veel standaard antwoorden voor mail en houdt er administratie van bij. Een logische mappenindeling is dan een hoofdmap ‘Klanten’, en de volgende submappen ‘Correspondentie’, ‘Sjablonen voor veel gebruikte mail’, ‘Klachten’ en ‘Administratie’. Gebruik nummers in de titel van een map om prioriteit aan submappen te geven.

Stap 3) Hanteer maximaal vijf hoofdmappen Een duidelijke hoofdstructuur heeft niet meer dan vijf mappen met duidelijke benamingen. Vermijd mappen met algemene benamingen, dat worden waarschijnlijk ‘vergaarbakken’. Houd het concreet, dat maakt het indelen en zoeken van informatie makkelijker.

Stap 4) Deel uw informatie in Deel alle informatie die u overhield na stap 1 nu in, in alle nieuwe mappen. Sleep inhoud en mappen naar de nieuwe structuur en verwijder daarna de oude mappen.

Stap 5) Check en dubbelcheck Ga vervolgens nog een keer door het nieuwe systeem en loop de mappen na. Staat alles op zijn plek? Zijn de benamingen duidelijk? Kunt u het later ook nog terugvinden? En ook belangrijk: is informatie ook voor medewerkers of externen (uw boekhouder?) goed terug te vinden? Als dat niet het geval is, verplaats de informatie dan. Een duidelijke structuur is overdraagbaar.
 

Categorie: Organizing Tips,Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 10 juli, 2013

De vakantie is begonnen. Deze rustige periode  is een mooi moment om orde op zaken te stellen op kantoor. Met deze tips brengt u snel overzicht aan in uw werkplek en houdt u die ook als u na de zomer weer vol frisse moed begint.

Stap 1: Maak (veel) tijd vrij Als u het goed aan wilt pakken, is de eerste stap genoeg tijd vrij maken. Reserveer een halve of hele dag om uw werkplek aan te pakken. Probeer niet ontmoedigd te raken na anderhalf uur. De tijd die u nu investeert, wint u later dubbel en dwars terug.

Stap 2: De onderste steen moet boven Ruim niet alleen op wat in uw zicht staat. Opruimexperts noemen dat opruimen totdat het nulpunt is bereikt. Van de ladekasten en de bakjes op uw bureau tot uw werkplek thuis en uw kofferbak: de inhoud ervan moet door uw handen gaan.

Stap 3: Organiseer Hang een bord met magneten op voor losse krabbels, kaarten en knipsels. Verzamel alle kantoorartikelen, behoud het noodzakelijke en geef alles één vaste plek. Ook alle kabeltjes en opladers krijgen één plek, in een bakje of doos.

Stap 4: Bepaal relevantie Volle postbakjes, stapels papier: het zijn vaak uitgestelde beslissingen. Doorloop de stapels en vraag uzelf het volgende af. Is het belangrijk en relevant?   Als het niet belangrijk of relevant meer is, mag het in de versnipperaar. Is dat het nog wel? Zet het in mappen en geef deze een naam: ‘lezen’, ‘archiveren’ of ‘werkoverleg’ bijvoorbeeld. Twijfelt u over iets? Niet weggooien, maar in een map bewaren en er later een tweede keer naar kijken.

Stap 5: Koppel er actie aan
Aan het werk in de overgebleven mappen, koppelt u actie. Vraag u af wat u er mee moet doen en benoem die actie. Moet u het aan een ander geven? Zelf oppakken? Of archiveren?  Hanteer daarbij de drie-minutenregel. Kost het u minder dan drie-minuten? Doe het dan nu. Kost het u meer tijd? Plan er dan gelijk tijd voor in uw agenda of digitale takenlijst. Zet erbij  wat u er mee doet en wanneer. Zo heeft u overzicht van alle taken die u nog moet doen.

Stap 6: Voorkom ‘faalkosten’ en maak beleid
U heeft nu alles op en om uw bureau in kaart gebracht. Probeer de orde en het overzicht van uw eigen werkplek door te trekken naar het hele bedrijf. Met meer structuur voorkomt u ‘faalkosten’ (de kosten voor de tijd die niet wordt besteedt aan het maken van winst, maar aan het (op)zoeken van spullen). Denk bijvoorbeeld aan papieren van uitgeleverde producten, die tussen de stapels verdwijnen. Of twee collega’s die aan hetzelfde werken, omdat er geen centraal punt is voor het opslaan van hun werk.

Stap 7: Doe het zelfde bij uw digitale omgeving Als uw werkplek op orde is, is uw digitale werkomgeving aan de (opruim)beurt. Start met het oudste mailtje in uw inbox. Hanteer hetzelfde systeem als bij het opruimen van uw bureau: bepaal relevantie en koppel er eventueel actie aan. Archiveer relevante mail (de rest gooit u weg). Een goede manier is de boomstructuur. De hoofdmappen vormen de stam en de submappen zijn de takken met daarin taken. Handig: hanteer deze structuur ook bij de mappen op uw computer of bedrijfsnetwerk.

Het opruimen van een werkplek is in de meeste gevallen het plukken van laaghangend fruit. En als u nu uw zaken beter organiseert, hoeft u dit volgende vakantieperiode niet meer te doen.

Auteur: Niobe Moen (Met dank aan professional organizer Germo Bekendam van Organizing Works)

Bron: Website De Zaak

 

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 11 april, 2013

Faalkosten zijn kosten die onnodig gemaakt worden. Deze gaan direct van de gemaakte winst af. Zeker in tijden van recessie of crisis een ongewenste kostenpost.

Er wordt veel gesproken en geschreven over de hoge kosten van faalkosten in de bouw. Denk aan verkeerd bestelde of geleverde bouwmaterialen. Dit zorgt voor enorm oponthoud in het bouwproces. Soms ligt het werk daardoor zelfs helemaal stil. De kosten kunnen gemiddeld oplopen tot 10%, of meer, van de bouwkosten volgens dit artikel.

Ook in andere branches worden faalkosten gemaakt.

Recentelijk sprak ik met een toeleverancier over geleverde diensten. Ze hadden voor ons werk uitgevoerd en het viel op dat er steeds details vergeten werden. Het werk was niet volgens de gemaakt afspraak geleverd. Los van dat het ons tijd kostte voor het controleren en hierover communiceren was ook de leverancier extra tijd kwijt. Deze extra tijd kan niet gefactureerd worden en gaat dus ten koste van de winst.

Na een goed gesprek met deze leverancier kwam deze tot de conclusie dat het de hoogste tijd was voor het goed organiseren van de interne bedrijfsprocessen. Organizing Works!

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 20 februari, 2013

Vorige week schreef Germo over de impact van Organizing. Bijna tegelijkertijd kreeg ik van een klant dit: een ingelijst getuigschrift:

Ingelijst Getuigschrift

Met veel plezier ga ik elke week naar een netwerk ontbijt waar we allemaal een 1 minuut ‘pitch’ geven en elkaar aanbevelen bij bedrijven en in ons netwerk. Aanbevelen kan ik mijn opzicht eigenlijk alleen maar als je elkaar kent, ervaring met elkaars dienstverlening hebt en vertrouwen hebt in de ander. Voor wat betreft onze dienstverlening: Professional Organizing is het niet anders.

Nu heb ik eind januari één van de leden mogen begeleiden met een Organizing Sessie. Het was slechts 4 uur en het vervolg staat gepland. Maar dit heeft zo’n indruk gemaakt dat ze dit ingelijste (!) getuigschrift voor de groep voor las en aan mij overhandigde:

Nooit geweten dat ik zo goed kon plannen en organiseren!

Karlijn L’Ortye van Organizing Works heeft mij op 29 januuari 2013 een werkplektraining van 4 uur gegeven. Voorafgaand aan de training heb ik mijn leerdoelen gestuurd. Mijn leerdoelen waren:

  • Duidelijk overzicht van dagtaken/ weektaken/ maandtaken/ jaartaken
  • Efficiënter omgaan met Outlook / notities/ mapjes
  • Clean Desk Policy handhaven
  • Sneller documenten kunnen vinden
  • Beter leren plannen zodat minder belangrijkse werkzaamheden niet blijven liggen  op uitgesteld worden
  • Meer structuur met als doel een opgeruimd hoofd

Karlijn is zeer zorgvuldig te werk gegaan en al mijn leerdoelen  zijn aan bod gekomen. Ik had mijn bureau zo gelaten zoals hij was, op haar verzoek. We hebben alles samen doorgelopen.

Door gebruik te maken van diverse zeer handige kantoorartikelen (allemaal te bestellen via de website van Organizing Works) – ja dat staat er echt! –  heb ik samen met Karlijn  mijn belangrijkste achterstallige werkzaamheden in drie dagen ingepland. Binnenkort wil ik de rest van de training gaan volgen zodat ik heel mijn bureau en planning  gereorganiseerd heb en met een schone lei en strakke planning een nieuwe start kan maken. Het vergt ijzere discipline, maar je krijgt er veel voor terug!

Karlijn is een echte professional die je doormiddel van een prettige praktijkgerichte werkplektraining motiveert tot het nemen van bepaalde beslissingen en die ertoe leiden dat je grip hebt op je werkt  en veel meer kunt bereiken in minder tijd.

Ik wil Karlijn ontzettend bedanken voor het inzichtelijk maken van mijn werkzaamheden en het beter leren plannen en organiseren.

Ik kijk nu al uit naar de volgende sessie en beveel Organizing Works dan ook aan iedereen van harte aan!!

Je kan begrijpen dat ik met rode wangen zat te luisteren en na het applaus niet kon geloven wat zojuist was gebeurdt. Mooi voorbeeld van de impact van Organizing!

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 12 februari, 2013

Tijdens een van mijn bezoeken aan een conferentie van de Amerikaanse beroepsvereniging NAPO sprak ik een Amerikaanse collega Organizer. Deze sprak de magische woorden: “They don’t know what’s gonna hit them!”. Ik vroeg hem wat hij daarmee bedoelde. Hij sprak over het effect van een Organizing sessie van een klant. Hij legde uit dat Organizing veel verder gaat dan opruimen, iets wat de buitenwereld vaak alleen waarneemt. Ik beaamde dat ik dat ook zo zag.

Enkele weken geleden werd ik gebeld door een klant. Het was de manager van een collega die ik vorig jaar geholpen had bij het organiseren van zijn werk. Ik had daar zelf geen tevreden gevoel aan over gehouden. Ik had het idee dat deze man onvoldoende gemotiveerd was en daardoor ook niet het maximale uit mijn begeleiding kon halen. Dat was mijn gevoel. Dat bleek niet te kloppen! De manager vertelde me dat er wel degelijk positieve veranderingen hadden plaatsgevonden, mede door mijn begeleiding. Ik vond dit geweldig nieuws. Het bevestigde ook dat het niet altijd vooraf duidelijk is wat een Organizing sessie oplevert. Op de korte en vooral op de lange termijn.

Inmiddels zijn we ingehuurd om een andere collega van deze manager te helpen met het structureren van de werkzaamheden en Time Management. Ik heb inmiddels met deze persoon gewerkt en ontving de volgende dag dit bericht: “Je hebt me enorm geholpen om structuur te brengen in mijn werk. Ik merk nu al dat ik veel rustiger werk, ik ben veel minder bang dat ik iets belangrijks over het hoofd zie of vergeet, omdat ik vertrouwen heb in het proces en niet meer alles hoef te onthouden.“
Dit soort reacties van klanten zijn de reden waarom ik na zoveel jaren nog steeds veel voldoening krijg van mijn werk als Organizer.

Organiseren Werkt!

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 28 december, 2012

2012 zit er bijna op.  Ik ben heel tevreden met wat het mij gebracht heeft. Het was een bijzonder jaar met veel bijzondere gebeurtenissen bij Organizing Works. Eén daarvan was de lancering van de To Do Set. Een set Organizing producten waarmee een start gemaakt kan worden met het werken met de To Do Methode. Deze set is inmiddels volop in gebruik bij onze klanten en collega Organizers. De reacties van de gebruikers zijn één en al lovend. Van praktisch tot prachtig!

Op naar 2013! We hebben met Organizing Works onze doelen voor 2013 helder en ook op een A4-tje gezet. Het belangrijkste doel is het product Professional Organizing, en daarmee het beroep Professional Organizer,  verder brengen in de groeifase waar het zich in bevindt.
Dit doen we door enerzijds het organiseren van heel Nederland met  1-op-1 en groepstrainingen, de praktische uitvoering van ons vak.  Anderzijds door het delen van onze kennis en ervaring aan onze beroepsgroep met onder andere de beroepsopleiding. Met deze activiteiten krijgt de markt van Professional Organizing een steeds grotere omvang en worden veel mensen geholpen met het organiseren van hun werk en leven.

We zien dat de huidige economische situatie vraagt om een creatieve aanpak. Als je jouw aanpak verandert, verandert ook het resultaat! Ik zie dan ook veel mogelijkheden voor Professional Organizers in 2013. Ze kunnen hun levens- en werkervaring inzetten bij het organiseren van iedereen die zijn aanpak wil veranderen.

Wat zijn jouw plannen voor 2013?

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 2 november, 2012

Woensdag 31 oktober ‘t Spant in Bussum, het is tien voor negen en ik parkeer mijn auto en het valt me op dat er een aantal auto’s staan waarvan de motor nog draait. Bij een nadere inspectie zie ik vooral mannen in pak achter het stuur die het slaap uit de ogen wrijven of aan het bellen zijn. Ik ga naar binnen, ook al ben ik tien minuten ‘te vroeg’. Goede zet want bij de balie met de badges is het nog lekker rustig.

Ik kreeg mijn badge, ter grootte van een a6je! En er stond onder mijn naam en bedrijf: Ondernemer, Trainer en Professional Organizer. Zo! Die hebben hun research gedaan. Stemt mij goed. Waar ik ben? Ik ben bij het HOE Seminar van Ben Tiggelaar. Mijn volgers op twitter hebben de hele dag live mee kunnen genieten. ‘Hoe verander je het gedrag van andere mensen? Wat zijn de meest praktische inzichten van de gedragspsychologie?’ Een thema waar ik mij dagelijks mee bezig houd en waarvan ik de theorie na dit seminar beter zal doorgronden.

Ben Tiggelaar is een frisse spreker die energie geeft aan de zaal. Na tien minuten hoor je zijn rollende ‘Nyenrode-R’ niet meerrr. Zijn methode voor de dag was Learn > Teach > Do. En dat hebben we geweten. We hebben heel veel theorie, quote’s en literatuurtips gekregen. Deze vertaalde Tiggelaar in praktische inzichten waarna we konden gaan oefenen met elkaar.

Ik deel graag een aantal van mijn inzichten met jou. Bijvoorbeeld het inzicht over complimenten geven. We zijn gewend te complimenteren op resultaat, bijvoorbeeld een kind heeft met passie en enthousiasme een werkje gemaakt en wordt beloond voor het resultaat. Het gevolg is dat het kind daarna zal proberen zo snel mogelijk hetzelfde resultaat te bereiken met minder moeite (passie en enthouasiasme). Gevolg is dat het kind geen ‘grotere’ uitdaging aan gaat en met minder moeite het zal proberen. Geef je daarintegen een compliment op gedrag, beloon de passie en het enthousiasme, dan zal het kind dat gedrag vaker gaan tonen en de resultaten alleen maar beter worden. Heel logisch maar toch een mooi inzicht: complimenteer op gedrag!

Een ander inzicht gaat over verandering, hierover zegt Tiggelaar: “Verandering is verlies van zekerheden.” Met dit inzicht kijk ik anders naar de ‘starre-hak-in-het-zand-deelnemers’ want het gaat er niet om dat ze niet willen veranderen maar ze willen hun zekerheden niet verliezen: pijn vermijden!

Tot slot een mooie: Zorg dat je de autonomie van de medewerkers altijd respecteert en stimuleert. Tiggelaar zegt zelfs: “Stop met ‘uitrollen’ van projecten maar start met ‘pilots’. Draai samen pilots, net zo lang tot het gewenste resultaat behaald is en start dan met een andere pilot!”

Het programma duurde 8 uur en ik heb me geen minuut verveeld. Het podium was ook creatief ingericht. Er stonden allerlei TV’s en monitoren opgestapeld en daar lieten ze foto’s van deelnemers (die in de lobby gemaakt waren) met een iPad zien. Op de iPad kon je het woord kiezen wat het beste pastte bij het doel van de dag voor jezelf. Ik koos Resultaatgerichter en verscheen meermalen in beeld:

In de pauzes en na het seminar mengde Ben zichzelf ook even onder de mensen. Ik heb aan het einde een leuk gesprekje met hem gehad en heb de dag afgesloten met een foto:

Hier zie je ook hoe groot de badge was 😉

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 3 oktober, 2012

Het gemeentehuis van het Friese Tietjerksteradeel is getroffen door een papiervisjesplaag. Het kleine insect voelt zich prima thuis in de archieven van het gebouw.

De papiervisjes leven in het donker op droge plaatsen. De archiefkasten zijn dus een ideale biotoop. De dieren leggen hun eitjes tussen de opgeslagen paperassen.

Om een einde te maken aan de plaag, wordt het hele gebouw onder handen genomen. Stapels papier verdwijnen in de prullenbak. Later in de week wordt het hele gemeentehuis met een bestrijdingsmiddel bewerkt.

(Bron: NOS)

Ik hoorde dit bericht net in de auto en ik kreeg een glimlach op mijn gezicht. Uiteraard is het vervelend om de dupe te worden van een dergelijke plaag maar het zorgde in dit geval voor het afvoeren van 40 containers vol met (oud) papier! Moet je nagaan wat deze gemeente kan gaan besparen op huisvestingskosten! Als ze even doorgaan dan kan een gedeelte van het gemeentehuis verhuurd gaan worden, bijvoorbeeld aan ZZP-ers.

Zo zijn er vele gemeentehuizen en bedrijvenverzamelgebouwen waar papiervisjes wonen, misschien moeten we maar eens een samenwerkingsverband met ze sluiten ;-).

Als je Fries kan verstaan, dan raadt ik je dit filmpje aan: http://youtu.be/fS4rTSarXIs

Categorie: Organizing Works | Auteur: Germo Bekendam | 24 september, 2012

Afgelopen week hebben we weer een cursus Professional Organizer gegeven. Wat een energieboost krijg ik daarvan zeg. We hadden weer een hele bijzondere groep, dit keer allemaal vrouwen. We hebben heel veel ervaringen en informatie over het vak gedeeld. Het is zo bijzonder om te zien dat een groep gelijkgestemde mensen elkaar zo kan laten groeien. Maar genoeg over de cursus. Één van de onderwerpen welke altijd terug komt is: Wat doe je met overbodige spullen?

Weggooien is vaak het eerste wat bij mensen in het hoofd op komt. Dat vinden de meeste zonde! Er is een hele generatie (voor mij) die vooral veel dingen bewaard om ‘er later wat mee te doen’. En er is een generatie (na mij ;-)) die dingen bewaard uit het oogpunt duurzaam bezig te zijn. Er is een middenweg. Denk aan de kringloop (is ook duurzaam) of vele particuliere of bedrijfsmatige initiatieven zoals Weder.

Nu trof ik dit weekend in het blad ‘Miss Perfect’ – een uitgave van de consumentenbond – een leuk artikel over dit onderwerp. Het gaat vooral over het feit dat we ‘Marktplaatsmoe’ zijn. Binnen en paar uur na het plaatsen staat jouw – in zeer goede staat verkerende – bankstel op pagina 9. Daar kijkt nooit meer iemand. Het artikel is leuk geschreven en daarom plaats ik hem hier graag in deze blog.

Reactie’s zijn welkom!

Markplaatsmoe

tekst uit  'Miss Perfect'

« Vorige paginaVolgende pagina »